Глава 5. Обработка текстовой информации
5.1. Задачи обработки текстовой информации
5.1.1. Ввод текста
5.1.2. Редактирование
5.1.3. Сохранение документа
5.1.4. Публикация
5.1.5. Поиск и открытие созданного документа
5.1.6. Перевод
5.2. Обработка документов средствами текстовых процессоров
5.2.1. Основные понятия и характеристики текстовых процессоров
5.2.2. Microsoft Word 2000 и его новые функциональные возможности
5.3. Работа с текстовыми документами в среде MS Word
5.3.1. Экранный интерфейс и настройки процессора MS Word
5.3.2. Создание документа
5.3.3. Ввод текста и редактирование
5.3.4. Сохранение документа
5.3.5. Управление настройками MS Word
5.4. Решение задач оформления экономической документации средствами MSWord
5.4.1. Ввод формул
5.4.2. Расположение и автонумерация формул в тексте
5.4.3. Оформление финансово-экономической документации
Ключевые понятия
Контрольные вопросы
Литература

В этой главе мы рассмотрим основные понятия, задачи и методы обработки текстовой информации с помощью персональных компьютеров. Тема эта очень обширна и разнопланова, поскольку большинство воспринимаемой человеком информации так или иначе передается в виде текста. Постараемся максимально сжато и лаконично обсудить приемы работы с текстовыми документами.

5.1. Задачи обработки сотовой информации
Делить на отдельные части что-либо целостное, пусть и многообразное, всегда Сложно, поэтому первый раздел посвятим классификации и описанию самых общих задач обработки текстовых документов. Выделим несколько этапов обработки документов:
ввод текста;
редактирование;
сохранение документа;
публикация;
поиск и открытие созданного документа;
перевод.

5.1.1. Ввод текста
На данном этапе развития научной и технической мысли ввод текста может осуществляться несколькими разными способами:
- набором текста при помощи клавиатуры;
- переводом бумажных документов в электронную форму;
- голосовым вводом;
- рукописным вводом.
Набор текста при помощи клавиатуры. Этот способ в настоящее время является самым распространенным. Он представляет собой, как правило, довольно простой технологически процесс, если, конечно, не стараться сразу придать документу окончательно оформленный вид, а заняться этим при редактировании. Но в любом случае, в зависимости от пожеланий заказчика и вида последующей публикации наборщик должен правильно выбрать шрифт, который он будет использовать при наборе. Поэтому, говоря о наборе текста, прежде всего поговорим о шрифтах.
Шрифты в современном понимании явились результатом многовековых разработок. Современное книгопечатание начало развиваться приблизительно с XV века. В XV-XVI веках многие художники занимались разработкой шрифтов. Уже в то время шрифты приобрели вполне законченный современный вид. Некоторые шрифты того времени применяются до сих пор. Примером может служить шрифт Клода Гарамона, на основе которого создана оцифрованная и русифицированная версия шрифта ITC Garamond.
В последнее время для изготовления шрифтов и представления документов стали использоваться компьютеры. Первыми по-настоящему компьютерными шрифтами можно считать векторные и растровые (или матричные) шрифты. Они различаются по способу описания символов. Символы векторных шрифтов задаются в виде набора векторов, определяющих перемещение пера графопостроителя по бумаге или электронного луча в трубке векторного дисплея. Эти шрифты имели ограниченный круг применения, связанный с выводными устройствами векторного типа.
Растровые шрифты предназначены, в основном, для вывода на экран и на довольно-таки устаревшие растровые устройства, к которым относятся, например, матричные, принтеры. Для печати с помощью лазерных принтеров либо для электронных публикаций их не применяют по той простой причине, что, во-первых, на разных экранах они будут выглядеть по-разному, во-вторых, качество печати и электронный вид документа, как правило, оставляют желать много лучшего. Символы растровых шрифтов задаются как комбинации точек в матрице заданного размера (в растре), что обусловливает ряд недостатков, и главный из них - неприспособленность к трансформациям, таким как масштабирование, поворот, наклон. Размеры растровых шрифтов могут иметь лишь ряд фиксированных значений, поскольку они определяются размерами матрицы (растра), на базе которой построены символы. Изменение размера или начертания шрифта происходит путем замены одного растра на другой. С другой стороны, преимуществом растровых шрифтов может быть названо то, что для них программная процедура вывода на печать является более простой и быстрой.
Контурные шрифты являют собой попытку сделать максимально удобные для пользователей шрифты на основе и идеологии векторных. В принципе, в литературе их часто не различают из-за принципиально одинаковой организации описания символов. Отличие лишь в том, что здесь символы задаются в виде набора отрезков и гладких кривых, имеющих точное математическое описание. У контура гораздо больше возможностей для трансформаций, он легко масштабируется.
Для вывода символов на растровое устройство необходима специальная программа - растеризатор. Сейчас контурные шрифты применяются наиболее широко, и поддерживаются не всеми платформами. Удобство их в том, что применение их при подготовке документов позволяет более или менее реализовать принцип WYSIWYG (What You Seels What You Get - <To, что ты видишь, есть то, что ты получишь"). Это принцип единообразного вида документа при наборе в дан-[ момент и при любой дальнейшей публикации.
Широкое распространение контурные шрифты получили после 1985 г., когда фирма Adobe - признанный мировой лидер в области производства программного обеспечения для издательской деятельности - выпустила шрифты стандарта Script Type 1 вместе с языком описания страниц PostScript.
Другой распространенный сейчас стандарт контурных шрифтов - это TrueType, совместная разработка фирм Apple и Microsoft. Шрифты TrueType могут поддерживать до 65535 (216-1) символов. Основное отличие их от шрифтов Туре 1 в том, Adobe положила в основу построения контура кривые третьего порядка, а не второго. А если быть более точным, то так называемые кривые Безье, являющиеся, в определенном смысле, упрощением и усовершенствованием кривых третьего порядка.
С одной стороны, это обеспечивает шрифтам Туре 1 ряд преимуществ:
символы шрифтов Туре 1 являются более гладкими из-за отсутствия изломов в точках сопряжения фрагментов;
для задания контура с тем же или более высоким качеством требуется меньшее количество точек, что уменьшает количество хранимой и передаваемой информации.
С другой стороны, поскольку нас как пользователей интересует, в основном, операционная система Windows и соответствующие ей платформы, то в этой среде основными являются шрифты стандарта TrueType, так как они не нуждаются в специальных преобразователях и могут применяться в большинстве приложений. На основе стандартов TrueType и Туре 1 различные фирмы создают конкретные виды шрифтов.
Осуществлять настройку шрифтов, идущих в комплектации с OS Windows, можно следующим образом: в главном меню Windows через Start (Пуск) выберите команду Settings (Настройки) > Control Panel (Панель управления) и в появившемся окне щелкните двойным щелчком левой кнопки мыши на значке Fonts (Шрифты). В окне Ц (рис. 5.1) появится список шрифтов, из которого вы можете выбирать наиболее подходящие для работы. По мере того, как вы выбираете какой-либо из шрифтов, вам автоматически предлагается посмотреть, как он выглядит на экране, в зависимости от размера. Вы можете ознакомиться с тем, как выглядят печатные и прописные буквы, цифры, знаки препинания, набираемые с использованием этого шрифта, а также принять к сведению характеристики шрифта и то, к какому стандарту он относится. Эта информация также может пригодиться для предсказания возможного "поведения" данного шрифта в рамках подготавливаемой публикации. Ее можно использовать также при разработке собственного, авторского шрифта. Однако на практике к этому прибегают крайне редко, тем более что набор шрифтов, входящих в стандартную комплектацию, достаточно широк и разнообразен.

Рис. 5.1. Диалоговое окно настройки шрифтов
Вообще говоря, производство красивых и функциональных шрифтов - занятие довольно трудоемкое, творческое и не дешевое. Контур символов - это еще не все. Из одного набора контуров можно построить различные по качеству шрифты. Имеется масса параметров, таких как кернинг, трекинг, хинты и т. п., о существовании которых обыкновенный использующий шрифт человек даже и не догадывается, но именно они позволяют набранному тексту выглядеть ровно и красиво. В мире существует лишь несколько фирм, занимающихся этим видом деятельности, в России - одна. В последнее время стало модным создание эксклюзивных шрифтов, под конкретного заказчика. Некоторые фирмы - FontShop (Германия), "ПараГраф" (Россия), Signature Software (США) и др. - предлагают своим клиентам услуги по созданию персональных рукописных шрифтов. Обычно клиенту предлагается бланк, на котором он пишет как отдельные буквы, так и целые фразы. Затем эти изображения сканируются, вводятся в компьютер и с использованием профессиональных шрифтовых программ преобразуются в компьютерный шрифт. Процесс дорогой и трудоемкий, так что собственный шрифт не каждому по карману.
Перевод бумажных документов в электронную форму. Необходимость такого преобразования обусловлена тем, что многие текстовые документы имеют вид лажных изданий: бланки платежных поручений, деловые письма, финансовая документация и многое другое. Огромные массивы информации передаются в виде трудноразличимых факсов и ксерокопий. Для того чтобы иметь возможность быстро и правильно редактировать такие документы, а также публиковать их в дальнейшем в разном виде, и возникает потребность в программном обеспечении, обеспечивающем создание электронного образа бумажного документа, а также в соответствующих устройствах.
На сегодняшний день такими устройствами являются сканеры. Не вдаваясь в техническую сторону дела, отметим лишь, что условно их можно разделить на две категории: универсальные и узкоспециализированные, к которым предъявляются специальные профессиональные требования. Нас как пользователей интересуют, в основном, сканеры универсальные, которые, в свою очередь, будем делить на ручные и автоматизированные. Ручные неудобны в использовании и чаще всего не могут обеспечить удовлетворительное качество сканирования. Из автоматизированных предпочтительнее так называемые планшетные, позволяющие сканировать книги в не разобранном виде. Кроме того, они дают возможность сканировать включенные в документ графические объекты различной природы.
Непосредственным результатом работы сканеров является так называемый графический образ информации. Таким образом, в случае работы с текстами мы на выходе процесса сканирования получаем не структурированные данные, логически разбивающиеся на фразы, слова и символы, несущие самостоятельную смысловую нагрузку, а всего лишь переведенную в электронную форму информацию о внешнем виде отсканированного текстового фрагмента. В результате возникает Чрезвычайно сложная задача восстановления смыслового содержания текста по его изображению. Для ее решения предназначен специальный класс программного обеспечения, получивший название программ распознавания образов - OCR (от англ, optical character recognizer). В принципе, на рынке ПО присутствует немало пакетов данного назначения, но среди них реально удовлетворяют требованиям пользователя лишь несколько. В России явным лидером выступает пакет Fine Reader Системы распознавания используют одну из трех базовых технологий: шаблонную, признаковую или структурную. Шаблонные системы требуют предварительного обучения (при этом они, в принципе, не могут распознать объекты, слегка отличающиеся от шаблона), признаковые системы менее чувствительны к формам. Наконец, в структурных системах процесс распознавания строится на принципах выделения и обработки отдельных элементов изображения, поэтому они являются практически "шрифтонезависимыми".
Разработчиком пакета FineReader явилась российская компании ABBYY. Первая коммерческая версия была выпущена на рынок в июле 1993 г. Она была более или менее шрифтонезависимой, работала под Windows и распознавала двуязычные англо-русские тексты. На тот момент все эти свойства явились новинкой для нашей страны. Однако через полгода на российском рынке появился первый заметный конкурент - система CuneiForm компании Cognitive Technologies. Она и сейчас пользуется заметным спросом. Поэтому разработчики стали кардинально пересматривать систему, и в 1996 г. вышла версия FineReader 3.0. В ней была улучшена точность распознавания, реализованы пакетный режим, возможность работы с немецким, французским и украинским языками. По утверждению разработчиков, теперь удалось создать технологию, которая в большей степени обладает преимуществами и в меньшей степени - недостатками всех трех базовых технологий. По-видимому, это действительно так, поскольку пакет FineReader сейчас занимает львиную долю рынка.
Голосовой и рукописный ввод. Голосовой и рукописный способы пока не получили широкого применения, хотя изобретены и прошли первые испытания уже около 30 лет назад и имеют ряд специфических преимуществ. Основной причиной этого явилась дороговизна их разработки и реализации.
Голосовой ввод используется довольно давно в специализированных, в основном технических областях: управляющие системы, робототехника. В последние несколько лет в связи с сильным удешевлением его стали применять, например, в телефонии. Так, многие сотовые телефоны сейчас управляются голосом.
Появляются разноплановые системы распознавания речи. Одним из примеров может являться система автоматического распознавания русской речи "Горыныч".
Данная программа позволяет осуществлять голосовой ввод текстов в компьютер в любом редакторе, работающем под операционными системами Windows З.хх/95/NT, а также осуществлять голосовое управление компьютером. В качестве ядра системы используется самая, пожалуй, известная и широко используемая американская программа Dragon Dictate.
Скорость голосового набора текстов зависит от производительности вашего компьютера и может достигать 500-700 печатных знаков в минуту, что значительно превышает скорость "слепого" метода печати. При этом система "Горыныч" осуществляет автоматический контроль правописания: в текстах, введенных с ее помощью, исключены орфографические ошибки. Во время работы вы по-прежнему можете пользоваться клавиатурой и мышью.
Рукописный ввод довольно специфичен. Он коммерчески внедряется всего лишь последние 2-3 года и реализуется, как правило, в небольших портативных компьютерах, по размеру схожих с записной книжкой, ввод данных организован с помощью устройства, называемого электронным пером. Его внешний вид максимально приближен к виду обычного карандаша. Такие компьютеры называются Handheld - "удерживаемый рукой". Основные платформы - Palm, PSion, Windows CE, Newton. Удобство их в том, что они легко транспортируемы, не требуют наличия клавиатуры, практически бесшумны при работе. Сейчас эта технология все быстрее набирает обороты. Так, например, PalmPilot довольно широко известен и применяется уже и в нашей стране не только профессионалами-программистами, но и специалистами иных профилей как удобная прикладная платформа, a Windows СЕ используется в реализации портативной системы автоматизированного перевода компании "ПРОМТ". В некоторых из компьютеров семейства Handheld реализован голосовой ввод. По-видимому, в ближайшем будущем рынок будет активно перераспределяться в пользу ввода без помощи клавиатуры или с минимальным использованием.

5.1.2. Редактирование
Мы будем понимать под редактированием изменение набранного текста и придание ему надлежащего вида, будь то простое удаление ошибочных символов, вставка текстовых массивов либо так называемое форматирование, связанное в основном с изменением параметров шрифта и абзацев. Говорить о работе с текстом безотносительно конкретного текстового процессора весьма нерационально, поэтому рассмотрим конкретные приемы и средства редактирования применительно к Microsoft Word 2000 как приложению интересующего нас Microsoft Office 2000.

5.1.3. Сохранение документа
Сохранение в одном из многообразных существующих форматов является завершающей стадией основной работы по подготовке текстового документа.

Рис. 5.2. Выбор формата сохранения документа
Это обязательный и весьма ответственный шаг несмотря на всю его кажущуюся тривиальность. Во-первых, потому что, видимо, бессмысленно выполнять какую-либо работу, не позаботившись о сохранности результата. Во-вторых, потому что выбор формата сохраняемого документа зависит от того, где и как мы собираемся дальше с ним работать. На самом деле, наибольшие проблемы возникают при открытии документа, особенно на другой платформе: вдруг оказывается, что пропало все форматирование, исчезли рисунки, текст не читаем и т. д. Для того чтобы максимально обезопасить себя либо делового партнера, от возможных неурядиц, и стараются сохранять документ в наиболее подходящем формате. Здесь все не так просто и очевидно, поскольку, во-первых, может возникнуть необходимость работы с ним в других приложениях, не в тех, которые предполагались изначально. Во-вторых, разными текстовыми процессорами поддерживаются разные форматы, и не всегда они совместимы. В таких случаях необходимы конвертеры из одного формата в другой. Так, например, в MS Word предусмотрены встроенные конвертеры в свой внутренний формат DOC, которые мы можем подключить при инсталляции. Тогда при завершении работы с документом Word предлагает разные расширения для его сохранения (рис. 5.2).
И все же общее представление о существующих форматах текстовых документов иметь надо, поэтому, не углубляясь во все их многообразие и внутреннюю структуру, опишем основные особенности наиболее часто употребляемых форматов.

ASCII
Самый заслуженный и давно существующий формат - ASCII (American Standard Code for Information Interchange - американский стандартный код для обмена информацией). Он имеет самую простую организацию: например, в английском алфавите (впрочем, как и в русском) одной букве соответствует один байт.
Чтобы понять, почему появление в 1963 году кода ASCII сыграло столь значительную роль, нужно иметь в виду, что до этого различные компьютеры просто-напросто не могли взаимодействовать друг с другом. Каждый производитель пытался по-своему представить символы алфавита, цифры и управляющие коды.
Код ASCII стал общим знаменателем для компьютеров, которые ранее не имели Друг с другом ничего общего. Всем буквам, цифрам, знакам препинания и другим символам (управляющим кодам) были поставлены в соответствие стандартные числовые значения. К примеру, заглавная буква "А" обозначалась числом 65. Однако 60-е еще не отличались высоким уровнем стандартизации. В одних только аппаратных средствах корпорации IBM использовалось девять различных наборов кодировки символов.
Между тем взаимодействие между компьютерами стало настоятельной необходимостью. В 1961 году будущий изобретатель ASCII принял предложение представителей Американского национального института стандартов (ANSI). Возглавляемый вице-президентом компании Teletype Джоном Аувертером комитет ANSI X3.4, в котором была представлена большая часть производителей компьютеров, приступил к работе. Комитету понадобилось свыше двух лет, чтобы проанализировать позиции всех сторон, найти компромисс и завершить разработку универсального кода.
Сегодня на основе кода ASCII выпускается оборудование стоимостью в миллиард долларов, большинство операционных систем также до сих пор совместимо с 5CII. Причем в разных операционных системах (ОС) осуществлена несколько разная реализация этого формата. Интересный пример - кодировка Перевода строки (ПС): в ОС семейства UNIX это просто (ПС), в ОС MS-DOS и Windows (ПС)+(ВК). В результате можно наблюдать интересную картину: созданный под UNIX текст, сохраненный в формате ASCII, открываемый, например, в Windjws Notepad (через Start (Пуск), выберите команду Programs > Accessories > Notepad (Программы > Стандартные > Блокнот)) или в ином простом текстовом редакторе, весь окажется склеенным в одну строку.
Тем не менее, код ASCII остался одной из немногих технологий, которой удалось успешно пройти сквозь десятилетия и дожить до наших дней.

RTF
RTF (Rich Text Format) - формат обмена документов между текстовыми процессорами. Он был разработан Microsoft в 1986 году и с тех пор существует, в определенном смысле, параллельно остальным. Появление его явилось очередной вехой в разработке средств сохранения и передачи текста. Главное его достоинство в том, его внутренняя организация предусматривает передачу всех элементов форматирования: размера и параметров шрифта, параметров абзацев и т. д. Он очень хорошо специфицирован, описан документально, довольно просто и строго организован и хорошо распознаваем практически всеми офисными приложениями.

DOC
Пожалуй, наиболее интересующий нас формат - это формат DOC, который является, по сути, внутренним форматом MS Word. Необходимо учитывать, что MS Word 2000 и MS Word 97 полностью совместимы по формату, но более ранние версии - нет, поэтому при сохранении документа, даже если мы собираемся в дальнейшем работать с ним исключительно в MS Word, нужно обратить особое внимание на его версию. При сохранении документа в текстовом процессоре MS Word предлагает по умолчанию именно формат DOC. Как правило, имеет смысл принять это предложение, если, конечно, нет каких-либо особенных идей относительно дальнейшей публикации либо переноса файла в другие приложения. Более подробно о сохранении документа в MS Word мы поговорим в соответствующем разделе.

HTML
Последний формат сохранения текстовых документов, о котором будет упомянуто здесь, - формат HTML (Hypertext Markup Language). HTML - универсальный язык разметки гипертекста, применяемый в Интернете для разработки Web-страниц. Основные характеристики его будут описаны в главе 11, посвященной глобальным вычислительным сетям. Отметим лишь, что для Word 2000 формат HTML является внутренним, равноправным с исконно "родным" форматом DOC.

5.1.4. Публикация
Создав и сохранив документ, мы оказываемся перед проблемой его публикации. Публикация документа является, в определенном смысле, его визитной карточкой. Это представление документа в его окончательном, готовом виде. В зависимости от типа представления документа условно выделим три вида публикации.
- печать документа;
- электронная публикация;
- Web-документы.
Здесь договоримся пока не выделять публикацию Web-документов отдельным пунктом, а включим ее в обсуждение проблемы электронной публикации в контексте электронных книг. Более подробно об электронной почте и средствах Интернета рассказывается в главе 11.
Печать документа - это создание его твердой копии на бумаге или прозрачных пленках. Необходимость создания печатного вида документа возникает в силу ряда причин: для оформления рекламных буклетов фирмы, подготовки экономической документации, различных научных трудов, учебников, художественной литературы и пр. Печать осуществляется посредством принтеров, которые являются внешними устройствами для компьютера и подключаются к нему через один из существующих на данный момент интерфейсов либо подсоединяются непосредственно в сеть, являясь самостоятельной единицей в ней. Непосредственное подключение может производиться в том случае, если принтер очень мощный и высокопроизводительный и предназначен для работы в корпоративной сети. В противном случае необходимо подсоединение его к компьютеру. Чаще всего сейчас подключение. Производится через параллельный порт CENTRONIX, интерфейсы USB, IrDA, BlueTooth. Оставим техническую сторону дела и отметим лишь, что существенным отличием первых двух интерфейсов является то, что их использование предполагает обязательное наличие физических элементов соединения компьютера с принтером, тогда как остальные позволяют распечатывать текст с компьютера, просто поднеся его к принтеру на достаточно близкое расстояние.
Электронная публикация. Будем понимать под электронной публикацией окончательное представление документа в электронном виде с возможностью переноса ею в том же виде другим пользователям и чтения с экрана вне зависимости от способа переноса. Мы можем отправить созданный документ другому пользователю или заказчику разными способами:
по электронной почте;
выложить его в Интернет как Web-страницу;
на сменных носителях, например на дискете.
Электронные книги. Проблема электронной публикации сейчас широко обсуждается в связи с быстро развивающимися и изменяющимися средствами создания цифрового издательского инструментария. Мы читаем с экрана то, что вынуждены, - электронную почту, Web-страницы, создаваемые в текстовом процессоре документы, - но лишь потому, что другой альтернативы нет. Символы с разрешением 72 точки на дюйм трудно читаются, любой свет, попадающий на экран, порождает слепящие блики. Есть и эстетические соображения: тексты на экранах чаще всего отформатированы в соответствии с параметрами по умолчанию, с не выдерживающими никакой критики интервалами и выравниванием, а для их отображения используются стандартные, набившие оскомину шрифты семейств Times или Arial. В новом поколении электронных книг делаются попытки преодолеть эти сложности на основе специализированных аппаратных устройств, тексты в которые загружаются электронным способом. Сейчас даже самые простые электронные книги представляют собой весьма дорогие игрушки. Хотя их создатели с этим не согласны - они считают, что, учитывая стоимость всех печатных публикаций, которые больше не нужно будет покупать, устройства для отображения электрон-дых изданий окупаются в довольно короткие сроки. Грамотный экономист сумеет рассчитать выгодность того или иного предприятия, но все электронные книги имеют ряд положительных особенностей.
Мгновенная доставка. Электронные книги, значительно облегчающие проблему, открывают новые возможности перед современными книжными магазинами. Вы приобретаете на Web-узле текст и сразу загружаете его. Книга может быть доставлена практически мгновенно.
Легкость аннотирования. Вы можете добавлять собственные электронные замечания. Конструкция современных электронных книг позволяет выделять текст и вносить аннотации, по которым можно осуществлять поиск.
Экономическая выгода. Учитывая отсутствие затрат на печать, минимальную стоимость хранения и доставки, цена текста должна существенно снизиться. В большинстве случаев электронные версии должны обходиться намного дешевле, чем печатные издания.
Экологические преимущества. Электронные книги позволят спасти от вырубки множество деревьев. Мы сможем использовать бумагу избирательно и печатать только то, что необходимо. Газеты и другие "маложивущие" издания могут загружаться на электронные книги и впоследствии стираться, а не перерабатываться во вторичное сырье.
Уже существует готовый рынок профессиональных пользователей, таких как врачи, юристы, экономисты, каждый из которых сейчас тратит немалые деньги на справочники и журналы, причем им приходится покупать и периодически выпускаемые обновленные версии справочников. Пользуясь электронными книгами, они смогут сэкономить и время, и деньги.
Пока трудно предсказать, на что будут похожи будущие электронные книги и тексты для них. Иллюстрации, например, могут быть анимированы - так будет легче объяснить сложные процессы или просто удивить читателя. Если вы являетесь приверженцем традиционных форм книг, то можете вообразить электронную книгу из бумаги в твердом переплете и совершенно привычного формата, в которой по вашему желанию появляется текст любого произведения. Когда текст создается в электронном виде, становится возможным многое.
Транспортировка на сменных носителях. Теперь рассмотрим особенности переноса документа, условно говоря, на дискете. Дело в том, что при таком способе могут возникнуть различные неприятности, связанные с тем, что у получателя документа не тот текстовый процессор, в котором создавался документ, не та версия операционной системы, не такая установка шрифтов и т. д. Иногда приходится на месте исправлять различные ошибки или вносить необходимые изменения, используя непривычные инструменты и технологии. Описанный выше формат RTF, казалось бы, должен являться панацеей от таких бед. Реально же он обеспечивает лишь, как уже говорилось, передачу элементов форматирования, но не средств и команд, которыми они создавались. Усугубляется проблема тем, что редкий документ содержит только текст "черным по белому". Графические объекты, таблицы, особенно в цвете, распознаются еще хуже.
В разделе, посвященном шрифтам, уже упоминался язык описания страниц PostScript фирмы Adobe. Этот язык стал фактическим стандартом передачи графического представления информации между системами разработки страниц (программами обработки изображений, верстки, текстовыми процессорами и т. д.) и выводными устройствами, прежде всего принтерами высокого разрешения. Основой языка можно считать возможность свободно комбинировать текст и графические изображения, применяя к ним одинаковый набор преобразований. Но при всей его высокой эффективности и универсальности, он никогда полностью не отвечал требованиям процесса производства документов, поскольку разрабатывался для устройств вывода, а не для их операторов. Хотя он называется языком описания страниц, PostScript скорее является языком описания документов. В файле PostScript невозможно предсказать, как выглядит страница п без обработки всех страниц с 1 по n - 1, поскольку некоторые составляющие страницы п - шрифты, цвета и другие - могут описываться на предыдущих страницах. Это усложняет обычные для производственного процесса операции редактирования, такие как внесение последних изменений в законченные полосы или сборка персонифицированных документов из предварительно подготовленных компонентов.
Попыткой найти выход из положения явилась разработка той же фирмой Adobe формата PDF (Portable Document Format - переносимый формат документов), чтобы дать юридическим и экономическим фирмам, фармацевтическим корпорациям и другим организациям с большим объемом документов возможность сохранять точное форматирование страниц при обмене электронными файлами. Изначально PDF задумывался как альтернатива печатным документам: инструмент для "безбумажного офиса", который позволял бы просматривать на экране полностью отформатированные документы без помощи создавшего их приложения или установки дополнительных шрифтов. Для оперирования с PDF-файлами Adobe предложила пакет Acrobat. До выхода версии 4.0 он состоял из двух частей: Acrobat Distiller, позволявший конвертировать документы в PDF-файлы, и Acrobat Reader, который потом эти файлы открывал для прочтения. Acrobat Reader вал возможности редактирования файлов PDF, что резко ограничивало достоинства и возможности пакета.
В Adobe Acrobat 4.0 (рис. 5.3), заменившем прежний Acrobat Reader, появилось новых мощных возможностей, включая способность помечать и аннотировать документы PDF, создавать формы PDF Web, выполнять редактирование и изображений в файлах PDF, а также интегрировать PDF-файлы в серверы Web и электронную почту. Пользователи версии Acrobat 4.0 получили дополнительный инструмент: способность применять опции безопасности и цифровые. Вообще говоря, вопреки факту, что Acrobat был создан компанией, сделавшей себе "имя" на языке PostScript - а сам PDF основан на PostScript, - первоначально Adobe не позиционировала эту технологию в качестве инструмента для ватной подготовки. Однако и многие пользователи, работающие в области издательских технологий, положительно восприняли известие о выпуске компанией Adobe версии Acrobat 4.0, что свидетельствует о широких возможностях пакета, только в области электронного представления документов.

Рис. 5.З Экранный интерфейс программы Acrobat Reader 4.0

В чем же главные преимущества применения "переносимого формата документов"? PDF является странично-ориентированным, поэтому код, описывающий каждую страницу, полон и самодостаточен. Это значительно упрощает редактирование и последующее растрирование единственной страницы из длинного документа. И, что более важно, вывод файлов PDF более предсказуем и надежен, чем PostScript. Чем бы мы ни открывали документ, сохраненный в формате PDF, он везде будет выглядеть одинаково, поэтому PDF получил свое имя вполне заслуженно. Файлы PDF представляют исходный текст PostScript в виде "объектов", чьи описания составляются и фиксируются в процессе преобразования. Иными словами, файл PDF - это интерпретированный PostScript. Все, что должно быть сделано перед выводом, - это растрирование, то есть конвертирование файла в физические точки на пленке, бумаге или экране. Значительные удобства несет в себе сжатие первоначально объемного документа в небольшой PDF-файл. Оптимизируя документ в формате PDF, мы можем задавать, что еще тот будет содержать помимо исходного текста и графики: информацию о шрифтах, выборе разрешающей способности, иных средствах создания и оформления документа - или же только текст самого документа. Чем больше информации о создании документа мы закладываем, тем больше окажется итоговый PDF-файл, и наоборот, если мы поместим в него только внутреннее содержимое документа, размер его резко сократится. Выбор конкретной комплектации зависит от предполагаемого вида дальнейшей публикации и от пожеланий заказчика. Как правило, в случае электронной публикации вкладывают меньше дополнительной информации, чем при выводе на печать, поскольку при создании твердой копии документа происходит большее искажение качества исходного изображения. Еще один плюс формата PDF: кроме того, что в процессе оптимизации размер итогового файла PDF значительно сокращается, одновременно выполняется значительная часть работы, которая ранее была возложена на растеризатор (RIP - Raster Image Processor), поэтому вывод файла PDF происходит значительно быстрее. Оптимизированные файлы PDF полезны также для получения точных цветопроб, поскольку уменьшается вероятность появления различий между тем, как интерпретируют данные RIP цветоопределяющего устройства и фотонаборного аппарата] В действительности, тот факт, что файл PostScript или приложения успешно конвертируются в PDF, уже является своеобразной мини-проверкой "правильного вида" публикации, поскольку многие обычные проблемы с выводом (такие, как отсутствующие шрифты и изображения) становятся очевидными во время предварительного просмотра файла PDF на экране. В Последнее время стало появляться все больше программ от третьих фирм, позволяющих оперировать с файлами PDF. Существует множество средств - от дополнительных модулей до отдельных наборов утилит. Мы рассмотрим некоторые наиболее полезные инструменты, доступные сегодня.
Программы просмотра. Исходные тексты Adobe достаточно открыты, что позволяет третьим фирмам создавать программы с равными или даже более широкими возможностями, чем оригинальные продукты. Существует довольно много программ операционных системах. Например, !PDF предназначен для RiscOS, BePDF- для BeOS, PDFViewer ориентирован на NeXT/ OpenStep, a OmniPDF читает PDF на платформе Rhapsody. Единственным кроссплатформенным вариантом является jPDF компании ReUse, который представляет собой написанный на Java броузер Web с поддержкой чтения PDF - устанавливать Acrobat не нужно.
Преобразование.
Существует несколько программ, которые конвертируют сложные документы в PDF-файлы. Например, пакет DocuLex Pdf-It может конвертировать в формат PDF огромные документы или большие группы изображений, причем в итоговых файлах будет возможен поиск текста. Дело не только в том, что программа распознает 13 различных языков, но она также определяет ориентацию полосы и выполняет проверку орфографии во всем документе.
Пакет Robert Schifreen Gymnast конвертирует в формат PDF любой текстовый файл.
ЭТА утилита генерирует закладки из заголовков полосы, а также сохраняет аннотации. Тем, кто планирует конвертировать в PDF отдельные публикации, имеет смысл попробовать пакет Gemini Studio компании Iceni Technology, ориентирований на издание журнальных и газетных публикаций в Web.
Выборка информации.
Иногда бывает необходимо сделать выборку информации из файла PDF без изменения данных. Существует несколько инструментов, которые облегчают эту задачу как для графики, так и для текста. Zorglub.com предлагает PDF2Doc, удобрю утилиту, которая не только извлекает текст из документа PDF, но и конвертирует его в формат текста PalmPilot, превращая файл в настоящий переносимый документ.
WWinPDFdata компании SANFACE Software извлекает информацию из файла PDF, a затем создает из него документ HTML.
PDFCount компании 4Translation извлекает не только данные, но и информацию о данных. Эта программа, предназначенная для подсчета количества слов, символов и страниц, а также другой статистики по файлу PDF, весьма удобна для получения полного представления об информационном объеме файла PDF.
К сожалению, широкие возможности, предоставляемые как самой фирмой Adobe, так и различными третьими фирмами, еще очень мало используются у нас в стране, но для обеспечения высококачественной публикации скоро это станет совершенно необходимо. Экономическая документация бывает настолько сложно и разнообразно оформлена, что для переноса или публикации такого документа понадобится весь потенциал формата PDF и соответствующих пакетов, работающих с ним.

5.1.5. Поиск и открытие созданного документа
Для того чтобы возобновить работу с созданным и сохраненным документом, прежде всего необходимо его найти и открыть. В зависимости от того, был документ опубликован, как Web-страница, или сохранен в файловой системе, его можно искать разными способами: либо средствами Интернета, либо средствами, соответственно, файловой системы. Поисковые системы Интернета будут освещены в соответствующей главе. Поиск файла средствами операционной системы Microsoft Windows осуществляется через Пуск > Поиск (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Поиск файлов в MS Windows

5.1.6. Перевод
В настоящее время в связи с быстрым развитием Интернета как средства обмена большими объемами текстовой информации, а также в связи с необходимостью все оперативнее обрабатывать эту информацию особенно остро стоит вопрос о языке. Конечно, значительная часть информации подается на английском - общепринятом языке межнационального общения. Но и на других языках мира содержится очень большая и важная часть информации. Поэтому чрезвычайную значимость и ценность приобретает возможность межъязыковой коммуникации.
Сегодня на рынке имеется много изделий, относящихся к различным разделам языковой инженерии, занимающейся созданием инструментария, который поможет пользователям, во-первых, понимать получаемую информацию, а во-вторых, поставлять свои документы на максимально большом числе языков. Это, например, программы проверки орфографии и грамматики, программы автоматического перевода, системы диктовки, пакеты информационного поиска.
Автоматический перевод часто вызывает нарекания по поводу "глупостей", которые пишет программа, как то: перевод имен собственных, неправильная структypa предложения, отсутствие связи существительного с прилагательным и т. д. Нарекания вполне закономерные, но при этом не учитывается, что автоматизированный перевод несет в себе ряд явных преимуществ, надо только умело ими воспользоваться. К числу неоспоримых преимуществ относятся быстрота и "сравнительная, относительно ручного перевода, дешевизна обработки текста. Не такую очевидную, но на практике все же пользу приносит пресловутый "дословный" перевод. То, что машина не может, в отличие от профессионального переводчика-человека, предоставить высокохудожественный или хотя бы просто совершенно связный текст, безусловно, плохо, особенно для пользователей, не знающих язык. Но зато любой здравомыслящий человек, обнаружив предложенную ему нелепицу, попытается разобраться, в чем же дело и как должно быть правильно. Профессиональный же переводчик явно не станет писать бессвязный текст даже в том случае, если он неправильно его понял. Он художественно обработает его так, как посчитает нужным, и заказчик, естественно, не сможет отфильтровать ошибки сразу, а возможно, и потом. Риск возникновения ошибок повышается в случае узкоспециализированного перевода, когда требуется не просто высококлассный переводчик, но и хороший специалист в конкретной области, будь то теоретическая экономика, математическое моделирование или что-либо другое.
На самом деле, как показывает опыт, автоматизированными переводчиками надо пользоваться, в определенном смысле, как словарями-подсказчиками, то есть для создания чернового варианта текста, подлежащего в дальнейшем корректированию пользователем - специалистом в данной области. Для этого удобно разбирать экранную страницу на две части: одновременно в одной из них будет находиться содержимое исходного текста, в другой - переведенного.
В ноябре 1999 года компьютерный журнал "PC Expert" провел сравнительное тестирование самых известных систем машинного перевода: Power Translator (кампания Lernout&Haspie), Reverso/PROjectMT (компания ПРОМТ), Systran (компания Systran) и Transcend (компания Transparent Language) для двух языковых пар (англо-французской и французско-английской). За пределами России системы компании ПРОМТ продаются под торговой маркой Reverso/PROjectMT. Было проведено обширное тестирование с использованием текстов по информатике, философии, медицине, юриспруденции, религии (использовались тексты из Библии). В ходе тестирования также переводились выдержки из художественных произведений (любовные романы и законы Мэрфи).
В табл. 5.1 показаны оценки, которые получили системы в результате тестирования. Оценки выставлялись по ряду параметров (таких как качество перевода, состав и качество словарей, способность систем к развитию и встраиванию в другие системы, а также скорость работы). Каждому параметру был присвоен весовой коэффициент, определяющий важность данного параметра. Так, качеству перевода как наиболее важному параметру был присвоен максимальный коэффициент, равный 4.

Таблица 5.1. Результаты сравнительного тестирования автоматизированных систем перевода

Сводные результаты проведенного сравнительного анализа по рассмотренным системам автоматизированного перевода приведены в табл. 5.2.

Таблица 5.2. Сводные результаты сравнительного тестирования автоматизированных систем перевода

PROMT (ПРОМТ) - единственная российская компания из представленных. Безусно, любое сравнительное исследование в той или иной мере субъективно, а порой и не беспристрастно, но все же работа серьезного независимого журнала представляет определенный интерес. Интерес не в том плане, кто "лучше", а кто "хуже",
общеизвестен тот факт, что мировым лидером, владеющим львиной долей рынка перевода, является Systran. В России же практически монополистом выступает ПРОМТ. Все сильно зависит от условий, в которых происходит работа с программой. Данное исследование полезно с точки зрения предоставления информации:
во-первых, о том, какие переводы может выполнять автоматизированный переводчик;
во-вторых, насколько качественно или некачественно он может это делать в среднем;
в-третьих, на что, на какие критерии и проблемы нужно обращать особое внимание, пользуясь такой системой.
В определенном смысле, недостатком данного исследования для нас является выбор направления перевода: англо-французское. Но в данном случае это не столь критично, поскольку, вне зависимости от выбранного направления, картина вставлена вполне адекватно. К сожалению, аналогичного подробного и качественного отечественного исследования пока нет и не предвидится по объективам причинам, прежде всего потому, что в России, как уже говорилось, PROMT реальных конкурентов не имеет.
Рассмотрим основные характеристики пакета PROMT. Последняя версия пакета PROMT представлена четырьмя вариантами системы:
PROMT 98 Гигант;
PROMT Internet; MAGIC ODDY; Pokcet ROMT.

PROMT 98. Версия 4.О. Профессиональная система перевода направления перевода:
английский - русский - английский; немецкий - русский - немецкий; французский - русский - ранцузский.
Весной 1999 года ПРОМТ освоила новое направление перевода: итало-русское. Все, кто сталкивается с проблемами перевода с итальянского языка на русский, теперь могут приобрести новую итало-русскую систему.
PROMT 98 - профессиональная 32-разрядная система для автоматизированного перевода документов, наследующая все лингвистические и интерфейсные разработки систем машинного перевода семейства STYLUS. Система реализована в Технологии "Гигант", что позволяет работать в одной оболочке с несколькими языковыми направлениями перевода. Она состоит из нескольких основных модулей, которые могут быть связаны с помощью специального приложения "Интегратор":
"Интегратор" обеспечивает выполнение основных функций системы PROMT 98 и облегченный запуск модулей, реализован в виде плавающей панели на панели управления или в виде значка на панели задач.
Модули целенаправленно ориентированы на профессиональное решение конкретных задач и предоставляют следующие основные возможности:
- File Translator- профессиональное приложение для пакетной обработки большого количества документов;
- WebView - революционное решение для Интернета;
- PROMT - уникальная лингвистическая среда переводчика;
- QTrans - дополнительный переводчик для небольших текстов, передаваемых из Clipboard или набираемых с клавиатуры.
Таким образом, PROMT 98 - это гибкая интегрированная среда, обеспечивающая следующие возможности:
- интеграцию 4 специализированных модулей в одной системе;
- полнофункциональные кнопочные меню переводчика в последних выпусках Microsoft Office.
PROMT Internet
P&OMT Internet - это интегрированный пакет для работы в Интернете. Обеспечивает перевод с английского, немецкого, французского языков на русский язык и обратно. А также, как упоминалось ранее, теперь поддерживает итальянское направление.
PROMT Internet объединяет 3 системы в одном пакете:
- модуль перевода в Microsoft Internet Explorer;
- WebTranSite 98 - удобный переводчик как в броузере, так и в большинстве
приложений Windows;
- WebView - броузер с синхронным переводом Web-страниц.
Также он реализует несколько полезных функций для работы в Интернете, как- то: поиск в Интернете, открытие Web-узла. Пользователям, уже знакомым с пакетом и использующим его, будет интересно, что не только не пропал, но, напротив, был усовершенствован комплекс уже существовавших и функционировавших удобных программ:
- WebTranSite 98 - обеспечивает мгновенный перевод в Netscape Navigator 3.0,4.0
и Microsoft Internet Explorer 3.0, 4.0 и позволяет переводить в Word, Excel и
множестве других программ, включая перевод справки;
- WebView - это броузер с синхронным переводом Web-страниц.
Основные его функции:
- Синхронный перевод Web-страниц;
- переход по ссылкам как в окне оригинала, так и в окне перевода;
- сохранение в виде файла как оригинала, так и перевода;
- вывод на печать содержимого оригинала и перевода;
- копирование в Clipboard содержимого оригинала и перевода;
- возможность изменения направления перевода;
- возможность изменения списка используемых словарей;
- работа со словами, не требующими перевода;
- работа со списком незнакомых слов;
- возможность формирования запроса к поисковым серверам на родном языке.
Также в нем доступны основные функции Microsoft Internet Explorer, что облегчает и ускоряет работу с переводчиком.
Поиск в Интернете. Вам достаточно сформировать запрос на родном языке, а система переведет его на указанный язык и отправит на один из наиболее популярных поисковых серверов. Три уровня формирования запросов - "Простой", "Сложный", "Профессиональный" - помогут вам быстро создать запрос практически любой сложности, даже если вы никогда не делали этого раньше.
Открытъ WWW-узел. Эта функция позволяет:
открыть WWW-страницу, используя броузер, имеющийся на вашем компьютере (например, Internet Explorer или Netscape Navigator);
открыть и перевести WWW-страницу, используя броузер-переводчик Web View.
Подключение дополнительных специализированных словарей. Качество перевода можно значительно улучшить, если использовать при переводе текстов:
специализированные словари, разработанные для системы перевода PROMT; пользовательские словари, созданные самим пользователем в системе PROMT.
В некотором смысле, PROMT является самообучающейся системой, и в этом одно из главных ее достоинств. Суть состоит в том, что пользователь по ходу перевода может исправлять не устраивающие его варианты, слова, словосочетания, добавляя правильный вариант в словарь, и PROMT в дальнейшем будет распознавать такой же кусок текста так, как надо пользователю.
В комплект поставки PROMT Internet входят англо-русский и русско-английский словари с терминологией Интернета, предназначенные для перевода текстов в Интернете. Другие специализированные словари могут быть приобретены отдельно.
Коллекция специализированных словарей, предлагаемых компанией ПРОМТ, представлена в табл. 5.3. Около названия каждого словаря, представляющего специализацию перевода, в скобках стоят направления перевода. Их имеет смысл принять к сведению как базовый, или минимальный вариант, поскольку ПРОМТ
постоянно совершенствует и расширяет возможности своей системы, в том числе и за счет словарей и новых направлений перевода.

Таблица 5.3. Коллекция специализированных словарей ПРОМТ

При переводе конкретного текста имеет смысл подключать несколько наиболее подходящих словарей, выбирая приоритет каждого из них; например, для экономиста, исследующего сегмент строительного рынка, это может выглядеть примерно так:
коммерческий; юридический; строительство.

Magic Gooddy
Magic Gooddy - это новый мультимедийный англо-русско-английский переводчик компании ПРОМТ. Gooddy быстро переводит фрагменты текста, который перетаскивается мышью на его изображение.
Редактор этого переводчика предоставляет как стандартные, так и сравнительно новые, малореализуемые возможности:
подготовить и отправить письмо по электронной почте; перевести и сохранить текстовый файл;
создать письмо с анимацией;
перевести текст, набранный с клавиатуры.
Также он может распознавать команды, отдаваемые ему голосом. Словарный запас Gooddy на настоящий момент насчитывает более 500 тыс. слов. Этим переводчиком удобно пользоваться, например, "в домашних условиях", создавая не очень громоздкие, но нестандартно оформленные документы.

POCKET PROMT (1.0)
POCKET PROMT (1.0) - 32-разрядная интегрированная система перевода для операционной системы Windows СЕ.
POCKET PROMT обеспечивает связный перевод текстов с английского языка на русский и обратно. Система построена на новейших лингвистических разработках компании ПРОМТ. Она поддерживает возможности, предоставляемые портативными компьютерами. Это очень удобно тем, кто вынужден находиться в частых разъездах и одновременно связан с переводом больших или сложных текстов.

5.2. Обработка документов средствами текстовых процессоров
5.2.1. Основные понятия и характеристики текстовых процессоров
Сейчас работа с текстовыми документами производится при помощи персональных компьютеров, что является удобным и надежным методом. Программное обеспечение, предназначенное для обработки документов с помощью компьютера; условно разделяют на две категории: текстовые редакторы и текстовые процессоры. Формально будем различать их следующим образом.
Текстовые редакторы представляют собой простейшие программы, предназначенные для самого примитивного редактирования текста. Как правило, они не имеют развитых средств форматирования. Классическим примером текстового редактора является, например, уже упоминавшийся ранее Windows Notepad. Текстовые процессоры содержат гораздо более развитые средства создания и оформления документов. В качестве примеров рассмотрим наиболее широко применяемые на данный момент в мировой практике, и особенно в российской экономической науке, текстовые процессоры.
Если говорить об общемировой практике, то основными инструментами для подготовки текстовых документов являются процессоры Word компании Microsoft; Word Perfect фирмы Corel; а также пакет StarOffice, разработанный немецкой компанией StarDivision GMBH.
Word Perfect - широко распространенный ранее на Западе текстовый процессор. Во многих небольших офисах он использовался для решения практически всех задач. Для поклонников Word Perfect самое знаменательное событие - появление комплекта Word Perfect Office 2000, представляющего собой модернизацию Word Perfect 8. Радикальной перестройки фирма Corel не планирует, однако собирается дополнить его приложением Trellix для работы с документами в Web. Trellix превращает документы WordPerfect в привлекательно выглядящие Web-страницы, автоматически снабжая их шрифтами, цветом и навигационными кнопками, позволяющими разбивать длинные документы на удобные для работы части. Пользователям, которые создают технически сложные документы, понравятся и некоторые другие усовершенствования, в том числе возможность оперативного перехода на такие элементы, как таблицы или примечания внутри документа. Бесспорным плюсом является наличие функции RealTimePreview, которая в удобной форме показывает, как те или иные предполагаемые изменения шрифтов, выравнивания и других параметров форматирования могут повлиять на внешний вид документа.
Остальные функции помогают наладить взаимодействие между продуктами Microsoft и Corel. Пользователи WordPerfect смогут работать с расширением Word (*.doc), как с установленным по умолчанию собственным форматом файлов. По заверению фирмы Corel, приложения ее комплекса будут также с высокой степенью надежности импортировать файлы из соответствующих разделов MS Office.
Разработчики StarOffice не выделяют, как таковой, текстовый процессор, а рассматривают весь пакет в комплексе. В последнее время ведется довольно активное обсуждение пакета StarOffice, особенно в связи с операционной системой Linux. Многим кажется, что именно такого продукта не хватало долгое время ОС Linux для того, чтобы наконец утвердиться на рабочем столе экономиста, бухгалтера или секретаря и распространиться по всем компьютерам в офисах многочисленных мелких фирм по всему миру. StarOffice хвалят за сходство с MS Office, за то, что разработчики честно стали использовать фактический стандарт вместо того, чтобы обременить мир еще одним. Это полный стандартный набор программ для офиса, совместимый с большим числом различных форматов документов, включая (начиная с версии 5.0) и формат MS Word 2000.
По замыслу разработчиков, пакет StarOffice должен содержать практически все, что может потребоваться в повседневной работе на компьютере. В него входят диспетчер файлов StarDesktop, текстовый редактор StarWriter, редактор Web-страниц и по совместительству Web-броузер StarWriter / Web, электронная таблица StarCalc, база данных StarBase, редактор диаграмм StarChart, графический редактор Starlmage, редактор презентаций Starlmpress, программы работы с электронной почтой и новостями StarMail и StarDiscussion. Начиная с версии 4.0, все Компоненты пакета интегрированы в единую большую программу.
Встроенная поддержка русского языка в StarOffice 5.0 - последней версии - не предусмотрена. Однако StarCalc, Starlmage, StarWriter и StarMail поддаются некоторому подобию русификации. Для этого необходимо русифицировать среду работы StarOffice - графическую среду X Window операционной системы Unix, что зачастую является непростой задачей. Также не имеется важных элементов поддержки русификации: проверки грамматики, орфографии и пр. Поэтому в настоящее время в России этот текстовый редактор, как и остальные приложения StarOffice 5.0, практически не распространен.

5.2.2. Microsoft Word 2000 и его новые национальные возможности
Word 2000 является наиболее часто используемым в нашей стране текстовым процессором, поскольку представляет собой приложение MS Office 2000 - разработки компании Microsoft, проводящей политику активного внедрения своих, продуктов в России за счет поддержки русского языка и создания русифицированнных версий. В ноябре 1992 г. компания открыла представительство по странам СНГ, в задачи которого входят развитие рынка программного обеспечения на территории бывшего СССР, а также внедрение и локализация новейших технологий.
Справедливости ради, надо отметить, что MS Word является самым популярным текстовым редактором не только в среде MS Windows, но и в среде операционной системы MacOS на компьютерах фирмы Apple, хотя для российского пользователя этот факт представляет исключительно теоретический интерес.
Первые версии MS Word появились в середине 80-х годов. В то время этот текстовый процессор работал в среде MS DOS. Последняя DOS-версия этого продукта носила номер 5.0 и могла работать в графическом режиме. Первая Windows-версия появилась с выходом Windows 3.0. Долгое время MS Word находился "в тени" Word Perfect, но с выпуском версии 6.5 этот текстовый процессор занял лидирующее положение на рынке. Все Windows-версии этого продукта отличаются хорошей интеграцией с операционной средой и другими продуктами MS Office - пакетом офисных программ Microsoft. Начиная с 1995 года, все версии MS Word являются 32-битными приложениями. Версия 7.0 (Word 95) была первым текстовым процессором, который полностью использовал возможности новой ОС. Следующая версия, 8.0, имела ряд улучшений, основными из которых были усовершенствованные средства интеграции и настройки, а также новый формат файлов DOC. Также там впервые появилась возможность работы с форматом HTML, что позднее стало приобретать все большую важность. Microsoft Word 2000 с самого начала разрабатывался как инструмент, с помощью которого пользователи в любой стране мира могли бы легко и просто создавать не только обычные печатные документы, но и сообщения электронной почты, а также документы для публикации в World Wide Web. HTML выбран в Word 2000 в качестве одного из основных форматов создаваемых файлов, что способствует дальнейшему закреплению ведущего положения этого приложения в области создания Web-документов и сообщений электронной почты.
По сравнению с предыдущими версиями Word 2000 имеет также ряд преимуществ, носящих не столь радикальный характер: улучшенные средства автоматической проверки орфографии, табличные и графические инструменты, значительно модернизированый Web-инструментарий. Некоторые из новшеств не очень приглянулись давним пользователям MS Word, хорошо освоившим особенности предыдущей версии, но это, скорее, вопрос вкуса и привычки. В любом случае, для тех, кто уже знаком с MS Word, нововведения должны быть интересны, поэтому далее мы рассмотрим основные привнесенные изменения.
Новые возможности Word 2000 по сравнению с предыдущими версиями
HTML как равноправный формат хранения файлов. Все имеющиеся в Word функции и средства (за исключением возможности создания версий документа и использования паролей) сохраняют свое действие после преобразований из формата Word DOC в формат HTML и обратно. Это означает, что Word 2000 предоставляет пользователям возможность создавать документы в формате Word, сохранять их в формате HTML и снова открывать в Word, используя для их обработки все функции, доступные в Word.
Принцип "Click-n-Type" ("Щелкнуть и ввести"). Пользователи могут начинать вводить текст в любом месте страницы, предварительно поместив туда курсор и дважды щелкнув кнопкой мыши. Эта функция упрощает разметку сложных документов.
Функция "Собрать и вставить". Пользователи могут скопировать в буфер обмена MS Office до 12 блоков информации, каждый из которых затем можно будет в произвольном порядке вставить нужное число раз в любой документ MS Office. Эта новая функция упрощает сбор информации, полученной из различных источников.
Система настраиваемых меню. В меню отображаются теперь только те функции и команды, с которыми пользователи работают наиболее часто. Меню можно легко развернуть, отобразив в них весь список команд; кроме того, развертывание меню может производиться автоматически в соответствии с правилами технологии. По идее, меню, подстраивающиеся к нуждам пользователя, должны способствовать устранению неразберихи, однако в данном случае это как раз тот вариант, когда вы можете быть еще больше сбиты с толку, - особенно это почувствуют пользователи, привыкшие к старой (и все еще действующей) системе Office-меню.
Темы создаются и согласовываются между приложениями Word и Microsoft FrontPage, последнее из которых является специализированным средством создания и управления Web-узлами. Благодаря этому упрощается создание и редактирование с помощью Word и FrontPage согласованных по внешнему виду Web-страниц.
Автоматическое определение языка. Благодаря автоматическому определению зыка, на котором пользователь производит ввод текста, в Word 2000 правильно осуществляется выбор средств проверки орфографии и грамматики, списка автозамены и других инструментов проверки правописания. Кроме того, были несколько скорректированы задаваемые вручную языковые настройки, что сделало их более доступными и удобными в работе.
Помимо совершенно новых функций, в Word 2000 были расширены и улучшены некоторые имевшиеся до этого в MS Word возможности.

Word 2000: усовершенствованные возможности
Web-страниц. В Word 2000 пользователи могут легко создавать профессионально оформленные Web-страницы и многостраничные Web-узлы при помощи специального мастера.
Предварительный просмотр Web-страниц. В процессе работы в Word 2000 можно просматривать Web-страницы в используемом по умолчанию броузере даже без их предварительного сохранения.
Оглавление. В Word 2000 генерация оглавлений может выполняться автоматически с использованием нескольких параметров, позволяющих работать в режиме интерактивного просмотра, в том числе с использованием рамок.
Гиперссылки. Word 2000 имеет усовершенствованный интерфейс гиперссылок, облегчающий создание, удаление и редактирование гиперссылок в документах.
Таблицы. Теперь поддерживаются вложенные таблицы (таблицы, размещаемые внутри ячеек таблицы), перемещаемые таблицы (текст в этом случае обтекает таблицу), размещение таблиц в любом месте страницы (в том числе друг рядом с другом) и объединение строк заголовка (строки заголовка должны включать в себя первую строку таблицы). Пользователи могут применять функцию обтекания текста вокруг графических изображений, находящихся внутри ячейки таблицы. Графические объекты Word 2000, размещенные внутри ячейки таблицы или же вне ее, обладают одинаковыми свойствами.
HTML-форматирование таблиц. В Word 2000 поддерживаются HTML-параметры форматирования таблиц, включая возможность создания вложенных таблиц, использование функции автоподбора, перемещение таблицы в любое место страницы, задание интервалов между ячейками и способа заполнения ячеек и правильное оформление трехмерных границ в формате HTML.
Новые возможности автозамены. В предыдущих версиях приложения Word исправление ошибок в написании слов с помощью функции автозамены проводилось на базе использования специального списка. Теперь функция автозамены может по ходу дела исправлять и те явные ошибки в написании слов, которые не указаны в списке для автозамены.
Средства проверки орфографии и грамматики. В Word 2000 оба этих популярных средства поверки правописания получили дальнейшее развитие благодаря добавлению новых слов в словарь, совершенствованию логики предлагаемых вариантов замены и уменьшению числа "ложных" флагов грамматических ошибок.
Средства расширения функциональных возможностей Word. Макросы
Текстовый процессор MS Word всегда отличался большим количеством функций и, главное, мощными возможностями настройки. Встроенный в текстовый процессор язык программирования VBA (Visual Basic for Applications) помогает довольно сильно расширить потенциал этого продукта за счет написания макросов - сценариев, позволяющих автоматизировать многие операции. Активизировать написание макроса можно через меню Сервис > Макрос (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Работа с макросами в среде MS Word
Использование макросов создает огромные функциональные возможности, но может представлять и потенциальную опасность. Использование VBA для создания макросов в Word и других приложениях MS Office позволяет:
-автоматизировать выполнение часто повторяющихся сложных операций;
-производить интеграцию между различными программными продуктами;
-настроить Word для редактирования специальным образом оформленных текстов.
Процессор Word способен сохранять макросы внутри документа, а при открытии или закрытии файла автоматически запускать их. Однако здесь есть один очень серьезный недостаток - с макросами могут распространяться вирусы.
Для того чтобы подготовить пользователя к возможным неприятностям, рассмотрим примерный алгоритм работы Word-макровирусов. Этот алгоритм хорошо знают и используют для борьбы с вирусами фирмы, выпускающие антивирусные программы.
Большинство известных Word-вирусов при запуске переносят свой код (макросы) в область глобальных макросов документа ("общие" макросы). Для этого они используют команды копирования макросов MacroCopy, Organizer.Copy либо редактор макросов - вирус вызывает его, создает новый макрос, вставляет в него свой код, который и сохраняет в документе.
Первый способ проникновения вирусов заключается, в целом, в изменении общего шаблона Word NORMALDOT. При выходе из Word глобальные макросы (включая макросы вируса) автоматически записываются в файл *.DOT глобальных макросов (практически всегда это NORMALDOT). Таким образом, при следующем запуске Word вирус активизируется в момент загрузки глобальных макросов, то есть сразу.
Затем вирус переопределяет (или уже содержит в себе) один или несколько стандартных макросов (например, FileOpen, FileSave, FileSaveAs, FilePrint) и перехватывает таким образом команды работы с файлами. При вызове этих команд вирус заражает файл, к которому идет обращение. Для этого вирус конвертирует файл в формат DOT (что делает невозможными дальнейшие изменения формата файла, то есть конвертирование в какой-либо иной формат) и записывает в файл свои макросы, включая Auto-макрос.
Таким образом, если вирус перехватывает макрос FileSaveAs, то заражается каждый файл *.DOC, сохраняемый через перехваченный вирусом макрос. Если перехвачен макрос FileOpen, то вирус записывается в файл при его считывании с диска.
Второй способ внедрения вируса в систему используется значительно реже - он базируется на так называемых Add-in-файлах, то есть файлах, являющихся служебными дополнениями к Word. В этом случае NORMAL.DOT не изменяется и внешне все выглядит, вроде бы, нормально, но Word при запуске загружает макросы вируса из файла (или файлов), определенного как Add-in. Этот способ практически полностью повторяет заражение глобальных макросов, за тем исключением, что макросы вируса хранятся не в NORMALDOT, а в каком-либо другом файле.
Возможно также внедрение вируса в файлы, расположенные в каталоге STARTUР, - Word автоматически подгружает файлы-шаблоны из этого каталога, но такие вирусы пока не встречались.
Эти способы внедрения в систему представляют собой некоторый аналог резидентных DOS-вирусов. Вирус постоянно находится внутри Word и заражает все файлы.
Третий способ. Аналогом нерезидентности являются макровирусы, которые не переносят свой код в область системных макросов, - для заражения других файлов- документов они либо ищут их при помощи встроенных в Word функций работы с файлами, либо обращаются к списку последних редактированных файлов (Recently used file list). Затем такие вирусы открывают документ, заражают его и закрывают. Периодические вспышки "эпидемий" заставили задуматься о последствиях, к которым могут привести макровирусы, а также о важности защиты от них. Далее приводится несколько рекомендаций по защите от макровирусов.
ВНИМАНИЕ
Заранее используйте встроенную функцию защиты от макровирусов.

Работая с Word 2000, выберите в меню Сервис > Макрос > Безопасность (Tools > Macro > Security), отметьте закладку Уровень безопасности (Security Level) и задайте опцию Высокая (High) или Средняя (Medium). После этого нажмите ОК. На практике предпочтительнее выбирать опцию Средняя, поскольку Высокая может автоматически не пропускать макросы, содержащиеся в документе, без сообщения об этом. Тогда, если по каким-либо причинам пользователь не догадывается о существовании Макросов в документе, он будет долго бороться с возникающими неприятностями, неправильно идентифицировав их причину. С другой стороны, включение опции Высокая практически гарантированно спасет вас от проникновения макровирусов, так что решайте в каждом конкретном случае.
ВНИМАНИЕ
Проявляйте осмотрительность при открытии документов, содержащих макросы,

Когда вы открываете файл, содержащий макрос, на экране появляется диалоговое окно. Если вы не уверены в безопасности макроса, то нажмите одну из кнопок - Отключить макросы (Disable Macros) или Не открывать документ (Do not open). В первом случае Word откроет документ с атрибутом "только для чтения" - чтобы его сохранить после редактирования, отметьте пункты Файл > Сохранить как (File > Save As). Редактор Word позволяет сохранить документ после редактирования, но удаляет из него макрос. Будьте внимательны: возможно, вместе с удалением макроса вы потеряете некоторые удобства и возможности по редактированию документа.
ВНИМАНИЕ
Осторожно относитесь к письмам, приходящим по электронной почте.

Следует иметь точные сведения об источнике вашей корреспонденции. Если вы не знаете, чьи это документы, то не открывайте их.
ВНИМАНИЕ
Неплохо иметь на вашем компьютере антивирусную программу,

Если вы все же боитесь заразиться каким-либо ужасным вирусом, то установите одну из существующих антивирусных программ. Но при этом надо учитывать, что и здесь есть обратная сторона медали:
- первых, не все антивирусные программы способны обнаружить вирусы Word;
- во-вторых, особенности их работы иногда могут раздражать, потому что работа с документом ведется медленнее, периодически приходится отвлекаться на диалог с антивирусной программой, не всегда удачный, и т. д.
Поэтому универсальное средство - сохранять бдительность. А также быть в курсе последних событий и следить за новой информацией, касающейся защиты от вирусов, которые распространяются через макросы, и за ситуацией, сложившейся в данный момент.

5.3. Работа с текстовыми документами в среде MS Word
Функциональные возможности текстового процессора MS Word, отобранные для рассмотрения в настоящем параграфе, далеко не исчерпывают всей их обширной совокупности. В основном мы остановимся на вопросах, так или иначе касающихся базовых навыков и умений, которые требуются пользователям при решении задач Создания и оформления профессиональной документации. К таковым относятся:
экранный интерфейс и настройки процессора MS Word;
создание документов;
ввод текста и редактирование;
сохранение документа.

5.3.1. Экранный интерфейс и настройки процессора MS Word
Запуск процессора Word
Для того чтобы запустить процессор Word, необходимо выполнить команду Пуск > Программы > Microsoft Word. На экране появится окно процессора Word с открытым в нем пустым документом, которому по умолчанию присваивается имя Документ1 (рис. 5.6). Одновременно Word загружает служебный файл NORMAL.DOT, который является файлом загружаемого по умолчанию шаблона документа Пустой документ. В нем определены стандартные параметры документов в Word - шрифты и размеры символов, ширина полей на странице и пр. Установленные в шаблоне по умолчанию параметры, в принципе, можно изменить, но на практике этим пользуются не часто.
Компания Microsoft является одним из мировых лидеров по разработке пользовательских интерфейсов, и Word - это один из лучших примеров современного и развитого интерфейса. Этот текстовый процессор является Windows-приложением, и его интерфейс стандартен для этой операционной системы. Word 2000 имеет так называемый SDI (Single document interface) интерфейс - для каждого редактируемого документа открывается отдельное окно с меню и панелями инструментов. Управление приложением осуществляется с помощью клавиатуры и мыши. Многим командам соответствует заданное сочетание клавиш, так называемые "горячие" клавиши. Элементы управления активизируются нажатием на них левой кнопки мыши, в дальнейшем мы будем называть такое действие "щелкнуть мышью". При нажатии правой кнопки мыши появляется контекстное меню с командами, соответствующими элементу, над которым нажата кнопка. Когда курсор мыши задерживается над каким-либо управляющим элементом, то появляется окно подсказки с кратким описанием функций этого элемента.

Рис. 5.6. Экранный интерфейс процессора Word 2000

При стандартных настройках окно MS Word состоит из следующих элементов:
- Заголовок окна - стандартный для Windows-окна. Слева вверху в строке заголовка находится значок Word, рядом - имя загруженного документа, а затем - имя программы: Microsoft Word. Если щелкнуть мышью на значке Word, то откроется системное меню, команды которого позволяют установить подходящие размеры окна программы, свернуть или закрыть окно. То же самое можно сделать с помощью трех кнопок, расположенных на правом краю строки заголовка. Щелчок на левой кнопке обеспечивает сворачивание окна, щелчок на средней - его увеличение или уменьшение, а щелчок на правой кнопке - закрытие, то есть Word завершает работу.
- Строка меню расположена под строкой заголовка. Меню со списком команд открываются нажатием на них левой кнопки мыши. Word 2000 имеет "интеллектуальное" меню, которое автоматически настраивается в зависимости от последних используемых команд и метода работы пользователя. Сначала меню показывает последние использованные и наиболее часто используемые команды. Далее оно "подстраивается" под конкретного пользователя в зависимости от того, какие команды он активизирует чаще всего. Каждая из команд тоже активизируется мышью.
- Панели инструментов. Ниже строки меню располагается область панелей инструментов. По умолчанию на экране отображаются панели Стандартная и Форматирование. Панель инструментов состоит из управляющих элементов - кнопок, областей ввода и выбора, что позволяет быстро выполнять команды и настройки, не обращаясь к меню. С помощью настроек можно создать или активизировать дополнительные панели инструментов и/или настроить находящиеся на них элементы управления.
- Рабочая область - поле, в котором отображается и редактируется документ. Вверху и слева рабочую область могут ограничивать горизонтальная и вертикальная линейки. Справа и снизу рабочая область ограничена полосами прокрутки. Конкретный вид рабочей области зависит от режима работы редактора.
- Строка состояния. Внизу окно программы замыкает строка состояния. Это информационная строка, в которой указывается различная информация о документе и режимах редактора, как-то: число страниц, текущее положение в документе, язык, фоновые выполняющиеся операции и т. п.
Для того чтобы иметь некоторое представление о возможностях Word, кратко опишем содержание встроенных меню:
- Файл. Это меню содержит команды создания, открытия, сохранения и печати документа;
- Правка. Здесь содержатся команды работы с выделением части документа, буфером обмена, поиска и отмены изменений;
- Вид. Этим меню переключаются режимы отображения документа, наличие панелей инструментов и линеек, масштаб;
- Вставка. С помощью этого меню осуществляется вставка в документ различных объектов;
- Формат. Команды этого меню позволяют менять параметры форматирования текста: шрифта, абзацев, фона и др.;
- Сервис. Содержит различные сервисные операции: проверку орфографии, совместную работу над одним документом, настройку параметров программы и др.;
- Окно. Это меню дает возможность управлять параметрами окна с документом;
- Справка. Через это меню становится доступной система помощи текстового процессора.
После краткого описания меню имеет смысл так же коротко рассмотреть существующие панели инструментов. В процессоре Word 2000 в списке панелей инструментов их насчитывается 16. Пользователь по своему усмотрению может вызывать на экран и убирать любую панель, создавать собственные. Внутри панелей инструментов собраны элементы управления, представляющие операции, выполнение которых необходимо при работе с документами, Таким образом, панель инструментов обеспечивает простой структурированный доступ к важнейшим функциям Word. Управление отображением панелей инструментов осуществляется в меню Вид > Панели инструментов (рис. 5.7). По этой команде появляется полный список панелей инструментов. Если перед названием панели установлен флажок, то эта панель отображается на экране. Выключение приводит к скрытию панели.

Рис. 5.7. Управление отображением панелей инструментов

Дадим краткую характеристику панелей инструментов:
- Стандартная - содержит элементы управления файловыми операциями, редактирования и экранного отображения;
- Форматирование - элементы управления форматированием документа;
- Visual Basic - предоставляет доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web-сценариев;
- Web - элементы управления для навигации в Web-структурах данных;
- Web-компоненты - содержит команды для оформления Web-страниц и форм;
- Word-Art - это доступ к стандартному набору художественных элементов оформления документа;
- Автотекст - предоставляет быстрый доступ к средствам настройки различных функций автоматизированного изменения текста документа;
- База данных. Обеспечивает стандартное управление базами данных как внутренних таблиц Word, так и перенесенных Access;
- Буфер обмена. Команды работы с объектами буфера обмена;
- Настройка изображения. Команды, управляющие параметрами растровых изображений;
- Рамки. Команды для управления фреймами - прямоугольными областями документа;
- Рецензирование. Предоставление работы с различными версиями документа, внесение и удаление изменений без изменения исходного текста;
- Рисование. Команды, управляющие параметрами векторных изображений, выполняющие простые графические операции;
- Таблицы и границы. Создание и оформление страниц, а также дополнительные средства оперирования с данными таблицы;
- Формы. Команды, позволяющие подготовить документ к одному из видов публикации;
- Элементы управления. Набор готовых компонентов ActiveX для создания Web-страниц и форм.
Кроме того, что мы можем по желанию отображать на экране или скрывать любую панель инструментов, Word предоставляет возможность убирать или дополнительно отображать целые встроенные меню, отдельные команды меню, элементы управления панелей инструментов. Это можно проделывать как при помощи того же меню Вид > Панели инструментов > Настройка, но удобнее, пожалуй, пользоваться; меню Сервис > Настройка. При этом вызывается то же диалоговое окно (рис. 5.8), В котором вы можете точно так же выбирать отображение панелей инструментов, параметры его, а кроме того, выбрав в окне панель Команды, оперировать с меню, в том числе создавая новые пользовательские меню, содержащие команды по вашему усмотрению, а также отображая на экране и размещая удобным образом те стандартные команды, которые часто используются и должны быть "под рукой". Выбрав на панели Команды в списке Категории > Встроенные меню, вы получаете возможность продублировать либо, наоборот, удалить из строки меню любое встроенное меню.
Одно из удобств работы с процессором Word заключается в том, что многие команды можно вызвать различными способами: через меню, панели инструментов, "горячей" клавишей, из контекстного меню. Процессор имеет средства настройки, позволяющие привязать к любой команде различные способы активизации. Поэтому мы не будем рассматривать все возможные способы выполнения какой-либо операции, а возьмем за основу оперирование с командами меню, иногда дублируя их элементами управления панелей инструментов. Иначе это потребовало бы привлечения несоизмеримо большого объема информации, в том числе лишней, тем более что "горячие" клавиши, например, чаще всего претерпевают настройку под конкретного пользователя. Здесь лишь укажем заранее, какие клавиши и сочетания их, предусмотренные в Word по умолчанию, несут: функциональную нагрузку или позволяют существенно ускорить работу по подготовке документа, так что менять их непрактично.

Рис. 5.8. Отображение элементов управления панелей инструментов и настройка меню

Клавиша Spase (Пробел) осуществляет вставку интервалов между словами. Необходимо помнить, что не стоит злоупотреблять этой функцией для того, чтобы перейти в нужную позицию в строке путем многократного нажатия на Пробел. Прежде всего потому, что большинство шрифтов, используемых при набивке текста, - пропорциональные. Это означает, что размеры символов каждого шрифта пропорциональны интервалам между ними. Поскольку это величины переменные, то при замене шрифта соответственно изменится ширина интервалов, и вместо нужной позиции вы окажетесь в несколько иной.
Клавиши Ctrl+Shift+Spase осуществляют так называемый неразрывный пробел. При этом слова, разделяемые неразрывным пробелом, визуально выглядят стоящими отдельно, но Word распознает их как единый комплекс, не разрывая его и не перенося автоматически отдельные слова комплекса на следующую строку. Это необходимо при вводе, например, длинных названий, состоящих из нескольких слов.
Клавиша Enter выполняет переход на начало нового абзаца. Это необходимо строго соблюдать, ни в коем случае не нажимая Enter в конце каждой строки. Word предусматривает автоматический переход на следующую строку, как только вы достигнете границы печатной области. Эти правила имеют принципиальное значение для последующего форматирования, поскольку в Word различаются стили абзаца и стили символа с соответствующими методами форматирования. Задаются параметры форматирования символов в меню Формат > Шрифт. Параметры форматирования абзацев - в том же меню Формат > Абзац. Word предоставляет широкие возможности выбора шрифтов, их комбинаций, оформления и анимации. Что касается форматирования абзацев - вы можете оперировать с предлагаемыми параметрами по своему усмотрению; единственное, на что обратим внимание прежде всего - на то, что лучше сразу установить Запрет висячих строк на панели окна Положение на странице, а также помнить, что если вы задаете Отступ первой строки, не нужно задавать Интервал перед (после) абзаца.
Клавиши Shift+Enter выполняют так называемый мягкий перевод строки. При этом строка прерывается до подхода к границе печатной области, но новый абзац не начинается. Этим пользуются, например, при набивке "шапок" деловых писем.
Клавиша Caps Lock позволяет вводить текст ПРОПИСНЫМИ буквами вместо строчных, и наоборот.
Клавиша Insert переключает два режима ввода и редактирования текста: режим замены и режим вставки. В режиме замены текстовые фрагменты заменяют редактируемый текст посимвольно, то есть каждый символ нового текста заменяет собой один символ прежнего. А в режиме вставки старый текст не меняется, а новый как бы вставляется в него, начиная с местонахождения курсора, раздвигая прежний текст. Как правило, более удобен режим вставки, за исключением тех случаев, когда работа ведется со стандартными формами, где необходимо редактировать единообразно куски содержимого.
Клавиши Delete и Backspase удаляют выделенные фрагменты текста, графические объекты, а также символы. Delete удаляет символы, расположенные справа от курсора ввода, a Backspase - соответственно, слева.
Клавиша Tab осуществляет переход к следующей позиции табуляции. Чаще всего ею пользуются при работе с таблицами, а также для форматирования документов, подготавливаемых как Web-документы.
Клавиша Ноmе позволяет перейти в начало строки из любой позиции в середине ее, а клавиша End - в конец строки.
Клавиши Ctrl+Home и Ctrl+End обеспечивают переход, соответственно, в самое начало и самый конец документа из любой позиции в середине него.
Клавиши Ctrl+<- и Ctrl+-> позволяют двигаться по тексту не через символ, как просто <- и ->, а через слово, используя пробел для распознавания отдельных слов.
Помимо этого существуют различные другие встроенные сочетания клавиш, более или менее функциональные, а также возможность изменять заданные сочетания. Для этого пользуются тем же меню Сервис > Настройка, где нажимают на кнопку Клавиатура и вызывают диалоговое окно, в котором каждой команде можно поставить в соответствие наиболее удобное для конкретного пользователя сочетание клавиш.

5.3.2. Создание документа
Под созданием документа мы будем понимать здесь так называемое создание нового документа, то есть научимся инициировать создание документа через меню Файл двумя способами: с применением или без применения шаблонов.
Создание нового документа без использования шаблона
Запустив MS Word и произведя в случае необходимости соответствующие настройки, можно приступать к созданию нового документа. Для этого нужно, например, щелкнуть мышью на крайнем левом значке панели инструментов Стандартная, при этом на экране появится пустой документ, которому по умолчанию будет дано имя Документ N, где N - порядковый номер данного документа. В этом случае к нему будет применен стандартный шаблон NORMAL.DOT.
Более корректным методом является создание нового документа через меню Файл > Создать. В этом случае откроется диалоговое окно, содержащее стандартно несколько панелей, из которых активной изначально является панель Общие (рис. 5.9). В ней отображается хотя бы один значок типа документа - Новый документ. Если вы хотите создать обычный документ, то просто нажмите ОК, и новый документ будет открыт с шаблоном NORMAL.DOT.

Рис. 5.9. Создание нового документа на основе шаблона Normal.dot

Создание документа на основе существующего шаблона
Второй способ - это создание нового документа на основе одного из существующих шаблонов. Это достигается при помощи того же меню Файл > Создать, но в данном случае мы выбираем другую панель открывшегося диалогового окна. Разные панели соответствуют разным типам документов (рис. 5.10).
Отметим, что создание документа на основе шаблона:
o во-первых, проще для начинающего пользователя, поскольку в шаблоне заложены стандартные для данного типа документа методы форматирования текста, страниц, графические элементы;
o во-вторых, удобнее в случае стандартных документов, которые могут иметь определенный вид, и чем разрабатывать документ "с нуля", удобнее воспользоваться готовым стандартом;
o в-третьих, необходимо при создании документа "под заказ", когда заказчик обязывает пользоваться конкретным шаблоном, который зачастую им же или для него и разработан. Чаще всего это происходит в случае последующей публикации в печатном виде и декларируется издательством.

Рис. 5.10. Создание документа на основе шаблона

Для того чтобы создать документ на основе одного из предлагаемых шаблонов, нужно, прежде всего, выбрать наиболее подходящую панель диалогового окна, а затем, щелкнув мышью на одном из значков, соответствующих разным документам одного типа, просмотреть вид документа, который будет создан в случае применения данного шаблона. Просмотр осуществляется в окне справа. Если вид будущего документа устраивает, значит, шаблон подходит, и остается щелкнуть на кнопке ОК. При этом в рабочей области появится соответствующий стандартный бланк, содержащий отформатированный текст и пустые поля для ввода авторского текста. Для завершения создания документа надо ввести свой текст в эти поля.
Если вид будущего документа вас почему-либо не устраивает, то необходимо рассматривать следующий шаблон и т. д. Word предлагает самые разнообразные шаблоны, так что выбор широк. Тем не менее, может сложиться такая ситуация, что пользователя не удовлетворяет ни один из них. В этом случае Word предоставляет возможность создавать собственные шаблоны как "с нуля", так и на основе существующих. Для этого в правом нижнем углу соответствующей панели диалогового окна надо щелкнуть переключатель Шаблон, а не Документ.

Режимы отображения
Приступая к работе над текстом документа, необходимо выбрать один из режимов работы, наиболее подходящий для данного случая. Word предлагает четыре режима отображения документов. Переключение в тот или иной режим осуществляется в меню Вид либо четырьмя кнопками в левой части горизонтальной полосы прокрутки.
Режимы отображения документов:
Normal (Обычный режим). Он представляет собой действительно обычный режим работы с текстовыми документами, в котором представлена только содержательная часть документа со всеми элементами форматирования шрифта и абзацев, но не страниц. Постраничная организация представлена упрощенно, что, как минимум, ухудшает визуальное восприятие содержимого документа. Зато гораздо быстрее происходят ввод текста и иные операции с большими документами на малопроизводительных компьютерах, Word реже "зависает".
Web Layout (Web -документ). Этот режим удобен при оформлении документов, предназначенных для публикации в Интернете. Текст представляется развернутым на всю страницу. Этот режим совершенно не предоставляет возможности увидеть документ в том виде, в котором будет представлена его твердая копия, но учитывает особенности форматирования электронных документов, такие, как резко ограниченные возможности форматирования, непредсказуемость его внешнего вида при открытии на другой платформе (здесь рекомендуем вспомнить про формат PDF).
Print Layout (Печатный документ). Исторически сложилось так, что в нашей литературе этот режим чаще называют режимом разметки. Существенной разницы нет, поскольку в обоих названиях заложена основная суть этого режима: в нем максимально реализован упоминавшийся ранее принцип WYSIWYG. При работе над текстом документа мы можем адекватно представлять себе, как те или иные исправления будут выглядеть при печати. Поэтому, как правило, пользователи предпочитают заниматься оформлением документа именно в этом режиме. Исключение составляет, как уже говорилось, обработка больших документов на маломощной технике.
Outline (Структура). В этом режиме документ отображается с дополнительным выделением его структуры: абзацев, заголовков разных уровней, списков. Он очень удобен при работе с большими и имеющими сложную структуру документами. Безусловно, набивать текст в нем не стоит, но можно заниматься окончательным редактированием структуры: перемещать разделы и главы, подчинять их другому уровню. Можно выделить так называемый главный документ и работать с ним, не открывая вложенных.

5.3.3. Ввод текста и редактирование
После того как мы создали пустой документ, можно приступать к вводу текста. Если документ был создан на основе шаблона, то специальных средств ввода и форматирования текста, как правило, не требуется либо они специфические для каждого шаблона, поэтому будем рассматривать ввод и редактирование применительно к документу, создаваемому "с нуля".
Задание параметров страницы
Прежде чем приступать непосредственно к вводу текста, полезно заранее установить некоторые удобные для данного документа параметры форматирования.
Например, удобно сразу задать параметры страниц. Для этого выберите в меню Файл > Параметры страницы. Откроется соответствующее диалоговое окно (рис. 5.1 1), содержащее четыре вкладки.
Выбрав вкладку Поля, вы можете назначить границы полей страницы и, соответственно, печатной области, в пределах которой будет помещаться текст. Вкладка Размер бумаги позволяет задать страницам документа формат, отличный от стандартного А4, а также переопределить ориентацию с книжной на альбомную. Вкладка Источник бумаги отвечает за правила подачи бумаги при печати.
При помощи вкладки Макет можно задавать различные специальные режимы просмотра параметров форматирования страниц создаваемого документа.

Рис. 5.11. Задание параметров страницы

Другие параметры документа
Можно заранее установить и другие параметры работы с документом, выбрав в меню Сервис > Параметры. Тем самым вызывается диалоговое окно (рис. 5.12), содержащее десять вкладок. Перечислять их все смысла не имеет, поскольку пользователь сам при ближайшем ознакомлении выберет то, что его интересует. Единственное, на что сразу обратим внимание, - это вкладка Сохранение, поскольку в ней находятся важные для обеспечения сохранности документа и удобства работы с ним функции. Особый практический интерес представляют:
- Разрешить быстрое сохранение - его лучше не разрешать и отключить, так как оно может нести довольно неприятные и неожиданные неудобства;
- Автосохранение каждые - его, наоборот, лучше включить, задав надлежащую периодичность сохранения. Эта функция спорна и часто вызывает нарекания по тому поводу, что она элементарно не срабатывает. Например, при "зависании" Word почти наверняка все сохраненные автоматически данные будут утеряны. Поэтому лучше по ходу работы с документом периодически "вручную" сохранять его через Файл > Сохранить. Тем не менее, включение этой функции не повредит.

Рис. 5.12. Диалоговое окно настройки параметров документа

Непосредственно ввод текста с клавиатуры особых сложностей не вызывает, надо лишь быть предельно внимательным и набивать символы в правильном порядке. Каждый символ в Word имеет свой ASCII-код, которым он представлен в электронных документах, поэтому любая ошибка ввода адекватно воспринимается и фиксируется. Word имеет замечательное свойство: он помнит все производимые с документом действия и предоставляет возможность отказа от них, а также последующего возврата к ним. Отмена действий осуществляется при помощи меню Правка > Отменить "указание совершенного действия" либо синей полукруглой стрелкой влево на панели инструментов Стандартная. Возврат к Ним производится из того же меню Правка > Повторить "указание совершенного действия" либо синей полукруглой стрелкой вправо на панели инструментов Стандартная.
Большой интерес для пользователя представляют специальные средства ввода и редактирования, и не только текста, но и различных графических объектов, составляющих неотъемлемую часть оформления сложной документации. В широком смысле, весь Word представляет собой единое мощное средство автоматизации подготовки документов. Но он содержит в себе определенные специальные средства, позволяющие практически полностью автоматизировать вставку объектов различной природы. Остановимся на некоторых из них.

Автозамена, автотекст, автоформат
Мы намеренно объединили эти три функции, потому что вызов каждой из них осуществляется в одном и том же диалоговом окне. Word, как уже указывалось ранее, предусматривает дублирование вызова многих команд. Так, например, данное диалоговое окно можно вызвать, как минимум, тремя разными способами:
- через меню Вставка > Автотекст > Автотекст;
- через меню Формат > Автоформат > Параметры;
- через меню Сервис > Автозамена.
Разница лишь в том, какая панель этого окна будет активной по умолчанию.
- Функция Автозамена позволяет существенно сократить время для ввода текста и объем набивки. Этой функцией удобно пользоваться при замене ввода часто повторяющихся длинных последовательностей символов (и не только букв) на ввод коротких комбинаций. Word 2000 содержит довольно большой встроенный словарь автозамены в рамках проверки правописания и замены случайных опечаток. Словарь подлежит корректировке и добавлению новых комбинаций автозамены. Для этого необходимо на соответствующей панели диалогового окна ввести подлежащие замене и заменяющие их сочетания символов, а затем выбрать опцию Добавить. Можно выделить в самом документе заменяемый текст, а затем активировать диалоговое окно, набрать заменяющую комбинацию вручную и щелкнуть Добавить.
- Автотекст дает возможность автоматически вводить заложенные в его словаре блоки текста. При использовании функции автотекста пользователь может выбрать из предлагаемого ему словаря и вставить в документ любой текстовый фрагмент. Также Word предлагает всплывающей подсказкой добавить какой-либо фрагмент, если пользователь введет первые четыре его символа. Можно добавлять новые текстовые блоки в словарь, либо набивая их непосредственно в диалоговом окне и выбирая опцию Добавить, либо аналогичным образом, но предварительно выделив подлежащий добавлению текст, и лишь затем, вызвав диалоговое окно, щелкнуть Добавить.
- Автоформат, при соответствующих настройках, подразумевает автоматическое форматирование вводимого текста. Он также позволяет автоматически отформатировать весь документ по своему усмотрению, если задать в меню Формат > Автоформат команду Сразу весь документ, с указанием типа документа.

Вставка специальных символов
Под специальными символами в Word подразумеваются различные символы, не предусмотренные для ввода с клавиатуры по той причине, что пользуются ими очень редко. Эти символы имеют так называемые расширенные ASCII-коды. Поскольку ими пользуются редко, не имеет смысла закладывать их коды в память. Иногда все же возникает необходимость оперирования с такими символами при редактировании специальных текстов. Для этого в Word предусмотрена команда меню Вставка > Символ. При этом появляется диалоговое окно, содержащее две панели: Символы и Специальные символы. Они существенно отличаются друг от друга тем, что панель Специальные символы содержит небольшой список редко употребляемых символов с соответствующими им предусмотренными комбинациями клавиш. Панель Символы предлагает многообразие символов, соответствующих определенному Шрифту и, более того, в некоторых шрифтах, еще и Набору, соответствующему определенному специфическому алфавиту, или языку. Обе панели предусматривают возможность организации "горячих" клавиш, соответствующих любому символу, в том случае, если вы пользуетесь этим символом достаточно часто. Для этого в диалоговом окне надо щелкнуть на кнопке Клавиша и задать подходящую комбинацию клавиш.

Рис. 5.13. Диалоговое окно Автозамена, вызванное через меню Формат

Стили
Наиболее мощным средством автоматизации ввода и редактирования в Word являются стили. Существует два подхода к форматированию (оформлению) документа. Первый, исторически самый старый, состоит в том, что редактор, форматируя текст, задает для каждого элемента параметры шрифтов, абзацев и т. п. Такой подход называется физическим форматированием, так как редактор практически задает физические параметры представления текста: параметры шрифта, размеры на бумаге. Но физическое форматирование имеет много недостатков:
- редактор вынужден вручную следить за единством стилевого оформления документа. Например, выбирать для всех списков один и тот же шрифт;
- затруднено изменение документа. Например, если нужно поменять шрифт заголовков, то придется пройти по всему документу, внося изменения;
- текстовый процессор, имея только информацию о физическом форматировании, не имеет информации о структуре документа и не может предоставить таких дополнительных услуг, как, например, автоматическое составление оглавления.

Рис. 5.14. Вставка специальных символов

Поэтому в настоящее время любое средство подготовки документов поддерживает второй подход к форматированию: логическое форматирование. В MS Word для поддержки такого форматирования и служит механизм стилей. При использовании стилей оператор выделяет в документе логические блоки: заглавия, абзацы, перечисления и др., и для каждого создает стиль - описание физических параметров, которые используются для отображения этого логического элемента. Редактируя текст, оператор для каждого логического элемента документа указывает, какому они принадлежат стилю.

Рис. 5.15. Задание стиля

Например, набивая заголовок самого верхнего уровня, нужно указать стиль Заголовок 1. Word, распознав этот стиль, автоматически поместит этот элемент в оглавление. Если вы захотите, чтобы все заголовки отображались прописными буквами, вам достаточно будет только поменять параметры стиля. Если этот документ будет преобразован в Web-страницу, то конвертор из информации о стиле сгенерирует правильные HTML-теги. Если бы вы просто указали для заголовка больший размер шрифта и выравнивание посередине, то во всех перечисленных случаях вам пришлось бы проделывать все это вручную, долго и не всегда оптимальным образом.
Поэтому при правильной работе с MS Word нужно по возможности избегать физического форматирования и стараться использовать механизм стилей для логического форматирования. Частным случаем реализации в Word функций логического форматирования являются ранее упомянутые шаблоны.

Рис. 5.16. Окно управления стилями

5.3.4. Сохранение документа
Необходимости аккуратного и правильного сохранения документа было уделено много внимания ранее, поэтому здесь остановимся на общих ошибках, чаще всего допускаемых при первом опыте работы с Word. Самая распространенная ошибка - сохранение не в том каталоге или не в той папке, в которой требуется. Для того чтобы избежать этого, надо при появлении диалогового окна, вызываемого из меню Файл > Сохранить как, обратить внимание, куда предлагает сохранить ваш документ Word. По умолчанию он предлагает сохранить его в Мои документы. Если это вас устраивает, то нажмите Сохранить, а если нет, то прежде перейдите в нужный каталог.
Другая распространенная ошибка - случайное сохранение под тем именем, которое предлагается по умолчанию, не запомнив его. Word предлагает для сохранения имя, состоящее из первой фразы текста. Чтобы этого не произошло, надо в том же диалоговом окне задать то имя, под которым вы будете потом оперировать с документом, потому что в противном случае его можно вообще не найти через Поиск. Наконец, та ошибка, о которой уже говорилось ранее, - сохранение не в том формате. В Word это не так часто случается, поскольку по умолчанию предлагается формат DOC.

5.3.5. Управление настройками MS Word
Рассмотренные в настоящем разделе инструменты позволяют пользователю создать стройную, целостную и непосредственно ориентированную на решение его профессиональных задач среду работы. Очевидно, что разработка такой среды требует (помимо определенной квалификации) еще и немалых трудозатрат. Цели их уменьшения в Word служит организатор настроек. Он может быть вызван с помощью меню Сервис > Шаблоны и надстройки..., далее в появившемся диалоговом окне нужно нажать кнопку Организатор.
В частности, окно, показанное на рис. 5.17, демонстрирует технику экспорта настроек стилей между документами.

Рис. 5.17. Окно организатора настроек

5.4. Решение задач оформления экономической документации средствами MS Word
Остановимся более подробно на специфике применения текстового процессора Word, проявляющейся при работе с документами экономического содержания. Безусловно, многие из задач, возникающих при оформлении экономической документации, являются общими по существу для документов любого типа независимо от их отраслевого "происхождения". Основная специфика, как правило, заключается в том, что при оформлении экономических документов необходимо уделять повышенное внимание как форме, так и содержанию табличных, графических и формульных данных. Также немаловажно аккуратно соблюдать систему стилей. Последнее предъявляет дополнительные требования к уровню владения пользователем соответствующими инструментами. Рассмотрим несколько практических примеров.

5.4.1. Ввод формул
Даже в относительно несложных экономико-математических текстах невозможно обойтись без формул, содержащих знаки суммирования, интегрирования, надстрочные и подстрочные индексы нескольких уровней. Формулы в Word представляют собой OLE-объекты, погружаемые в основной текст. При обращении пользователя к формуле (допустим, по щелчку мышью) вызывается специальная программа - Редактор формул (Microsoft Equation). На рис. 5.18 показана панель инструментов, активизирующаяся при вызове Microsoft Equation.

Рис. 5.18. Пример редактирования формулы средствами Microsoft Equation
Исходная вставка формулы в текст происходит через меню Вставка > Объект, далее в появившемся диалоговом окне Вставка Объект выбирается объект Microsoft Equation

СОВЕТ
Если создаваемый текст содержит много формул, то имеет смысл с помощью средств настройки, описанных в 5.3.1, вынести пиктограмму вставки формулы на панель инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ
Вообще говоря, Microsoft Equation является не единственным средством работы с формулами из среды Word. В качестве альтернативы ему обычно предлагается редактор формул MathType, с которым также можно работать по OLE-технологии.

5.4.2. Расположение и автонумерация формул в тексте
Читателю, которому хоть раз приходилось сталкиваться с книгами математического содержания, знакомы общие принципы организации изложения в них. Как правило, значимые формулы располагаются отдельно на строке, в ее центре. При этом в правой части строки в круглых скобках располагается порядковый номер, формулы, который в дальнейшем используется для ссылок на нее. Пример такого текста показан на рис. 5.19.

Рис. 5.19. Пример текста, содержащего формулы

Перечислим задачи, которые могут возникнуть при оформлении текстового фрагмента.
во-первых, нужно добиться такого форматирования строки, содержащей формулу, при котором сама формула выравнивается по центру, а ее номер - по правому краю (очевидно, что простым центрированием абзаца такого эффекта добиться не удастся);
во-вторых, желательно обеспечить автонумерацию формул. Это означает, что если мы захотим вставить между существующими строками еще одну с какой-то новой формулой, например, напоминающей читателю, как считается производная от произведения функций, то должен произойти автоматический сдвиг номеров, начиная от вставленной строки;
в-третьих, следует "научить" систему самостоятельно менять текст ссылок на формулы при автоматическом изменении их номеров.
Теперь рассмотрим подробнее те способы, которые предлагает нам текстовый процессор MS Word для решения данных задач.
Форматирование строки с формулой
Для задания различных видов выравнивания для различных частей строки можно применять задание пользовательской (настраиваемой) табуляции (команда меню Формат > Табуляция...).

Рис. 5.20. Определение позиций табуляции

В диалоговом окне, показанном на рис. 5.20, задаются позиции табуляции и соответствующие им способы выравнивания. После настройки табуляции пользователь получает возможность с помощью клавиши Tab перемещаться (внутри абзаца) к заданным позициям и вводить относительно них те или иные элементы текста (формулы, их номера и т. д.). Заметим, что позиции и виды выравнивания для табуляции могут задаваться непосредственно щелчком мыши по линейке выравнивания (рис. 5.21).

Рис. 5.21. Определение позиций табуляции с помощью линейки выравнивания

СОВЕТ
Заметим, что в свете того, чтобы было сказано о стилях, описанные настройки табуляции имеет смысл оформить как еще один стиль и применять его ко всем подобным абзацам, содержащим отдельно вынесенные формулы.

Задание автонумерации формул
При описании метода решения данной задачи мы коснемся такого мощного инструмента текстового процессора Word, как поля. Сразу оговоримся: глубокое и обстоятельное изучение этого средства в рамках данной книги невозможно, поэтому заинтересованному читателю следует обратиться непосредственно к подробным практическим руководствам по работе с MS Word. Отметим лишь, что поля в Word представляют собой элементы, которые внедряются в основной текст и могут автоматически изменяться системой по тем или иным правилам. Например, с помощью полей DATE и TIME в текст можно вставить текущие дату и время.
Специальное поле SEQ позволяет вести в документе списки автонумерации. Чтобы его вставить в текст, нужно воспользоваться функцией меню Вставка > Поле....

Рис. 5.22. Вставка поля SEQ

Окно диалога, показанное на рис. 5.22, служит для выбора типа вставляемого поля. За кодом поля следуют управляющие параметры. В случае поля SEQ необходимо также задать Идентификатор списка автонумерации: поскольку в документе могут вестись параллельно несколько таких списков, то Идентификатор нужен для того, чтобы отличать их друг от друга. В нашем случае списку дано имя НомераФормул.
Очевидно, что поле SEQ должно быть вставлено в то место текста, где мы хотим, видеть автоматически меняющийся номер. Таким образом, в рассматриваемом нами примере каждая строка с формулой внутри скобок, расположенных справа, должна содержать это поле.
При возникновении события, ведущего к изменению последовательности номеров (например, при вставке новой нумерованной строки между существующими), их автоматического перевывода не происходит! Для того чтобы его добиться, нужно выделить фрагмент текста, содержащий поля, и нажать кнопку F9.

Автоматически изменяющиеся ссылки на номера формул
Очевидно, что номера формул нужны не сами по себе, а для того, чтобы на них можно было ссылаться в тексте, что, в свою очередь, означает необходимость обеспечить при работе с документом автоматическое преобразование не только самих номеров, но и ссылок на них. Для того чтобы это происходило, следует:
- оформить номера формул как специальные элементы, на которые можно сослаться. К таковым в Word относятся закладки;
- ссылки на номера формул должны быть реализованы с помощью специальных элементов Word, называемых перекрестными ссылками.

Рис. 5.23. Создание закладки

В результате процесс решения рассматриваемой задачи распадается на два принципиальных этапа:
1. Создание закладки, указывающей на номер формулы:
- выделить номер формулы;
- выполнить команду меню Вставка > Закладка...;
- в окне диалога, показанном на рис. 5.23, задать имя создаваемой закладки;
- нажать кнопку Вставить.
2. Определение перекрестной ссылки, указывающей на закладку:
- установить курсор на то место, где должна располагаться ссылка на формулу;
- выполнить команду меню Вставка > Перекрестная ссылка...;
- в окне диалога (рис. 5.24) установить тип объекта, на который задается ссылка, - закладка, указать, что ссылка происходит на текст закладки, и, наконец, выбрать нужное имя закладки в списке Для какой закладки;
- нажать кнопку Вста вить.
Для перевывода значений перекрестных ссылок их так же, как и формулы, следует выделить и нажать кнопку F9.

Рис. 5.24. Определение перекрестной ссылки на закладку

ПРИМЕЧАНИЕ
Как нетрудно догадаться, описанный механизм задания автонумерации и ссылок может быть использован не только при работе с формулами, но и с любыми другими объектами, которые требуют учета внутри текста.

5.4.3. Оформление финансово-экономической документации
В завершение разговора об экономических приложениях текстового процессора MS Word рассмотрим пример комплексного применения функциональных возможностей данной программы при создании документа экономического характера.
Рассмотрим некоторый условный пример. Допустим, перед нами стоит задача разработки документации по инвестиционному проекту завершения строительства станции метро "Адмиралтейская".
Очевидно, что содержательная сторона данного вопроса, потенциально оказывающего влияние на социально-экономическую ситуацию в большом городе, несопоставима по своей сложности и важности с задачами "технического" характера. Однако не вызывает сомнений и тот факт, что высокое качество оформления документа значительно ускоряет и повышает уровень работы с ним, позволяет принимать на его основе более обоснованные и продуманные решения. Процесс оформления документации по данному инвестиционному проекту распадается на ряд этапов (подзадач).

Структуризация документа
В содержательном плане текст описания инвестиционного проекта распадается на ряд частей. Для их корректного выделения удобно использовать механизм стилей. Применим для общего названия инвестиционного проекта стиль Заголовок 1. Далее подразделы будем выделять стилями Заголовок N, соблюдая принцип вложенности, или иерархической организации структур документа: чем ниже уровень раздела, тем больше N - номер его оглавления. А ключевые моменты, на которых необходимо акцентировать внимание, - специальными стилями, имеющими физическое форматирование "жирный" или "курсив". Сам основной текст будем набирать стилем Обычный. К соблюдению стилей советуем отнестись особенно внимательно, поскольку это понадобится при окончательном форматировании документа, и не только для автоматической сборки оглавления, как в нашем простейшем случае.
Необходимо отметить, что выделение с помощью стилей названий частей (разделов) документа является формой его структурирования, позволяющей в дальнейшем эффективно работать с его отдельными частями. На рис. 5.25 представлен создаваемый документ в режиме Схема документа. Данный режим вызывается командой меню Вид > Схема документа либо щелчком мыши по пиктограмме.

Рис. 5.25. Работа в режиме Схема документа

Как видно из рис. 5.25, стандартное окно Word в режиме Схема документа разбивается на две части. Левая часть содержит "дерево" со структурой документа, причем уровень объекта в данном дереве определяется тем, каким стилем Заголовок N он был выделен. Соответственно, при выборе того или иного пункта в левой части окна в правой происходит автоматическое позиционирование к тому месту, где начинается текст выбранного пункта.

Оформление табличных данных
Целью работ по рассматриваемому проекту является разработка для администрации Санкт-Петербурга вариантов принятия окончательного решения по размещению вестибюля и наклонного хода построенной подземной станции "Адмиралтейская" на правобережной линии метрополитена (с необходимым экономическим обоснованием).
Для реализации этой цели были разработаны наиболее важные показатели, отражающие значимость всех вариантов, и весовые коэффициенты каждого из них, или баллы. Все они, для удобства восприятия, сведены в единую табл. 5.4.

Таблица 5.4. Показатели и баллы оценки вариантов размещения вестибюльного комплекса

Операции по созданию и оформлению таблиц выполняются из меню Таблица либо из панели инструментов Таблицы и границы. Результат вставки табличной информации в разрабатываемый документ показан на рис. 5.26.

Рис. 5.26. Создание "плавающей таблицы"

При желании пользователь может не рисовать таблицу на всю ширину печатной области, a Word 2000 предоставляет новую возможность задания различных комбинаций таблицы и текста. Это осуществляется следующим образом: необходимо поместить курсор мыши в пределах таблицы, активизировать меню Таблицы " Свойства таблицы. В появившемся диалоговом окне на вкладке Таблица надо задать Обтекание текстом.
Графическое представление данных
Сводные данные по оценке возможных вариантов строительства, получаемые на основе табл. 5.4, представлены в табл. 5.5.
Для решения задач аналитического характера очень часто оказываются полезными не столько табличные, сколько визуальные формы представления данных, такие как графики, столбчатые и круговые диаграммы, поверхности и т. п. MS Word предоставляет пользователю достаточно продвинутые средства для их создания.

Таблица 5.5. Сводные данные по оценке вариантов строительства

Рис. 5.27. Сводная диаграмма оценки вариантов строительства

Построена при помощи меню Вставка >Рисунок >Диаграмма. При этом активизируется Microsoft Graph, предоставляющий широкие возможности по созданию различного вида диаграмм, из которых для экономистов наибольший интерес, пожалуй, представляют График, Круговая диаграмма и Поверхность. Изменение параметров и вида диаграммы осуществляется в активном окне Microsoft Graph в меню Диаграмма > Параметры диаграммы. В частности, на рис. 5.27 представлена Круговая диаграмма, построенная на основе данных, содержащихся в табл. 5.5.

Создание списков
При оформлении документов экономического содержания очень часто приходится иметь дело с текстовыми фрагментами с так называемой регулярной структурой. Например, это может быть нумерованное или ненумерованное перечисление альтернатив чего-либо. В Word для их наименования используется термин списки. Примерами списков могут служить следующие два фрагмента.
Оценка социально-экономического эффекта от реализации проекта по двум приоритетным вариантам завершения строительства станции "Адмиралтейская" показала:
1. По условиям возврата в городской бюджет средств, затраченных на строительство, проект является для города неокупаемым.
2. Проект имеет важное социальное значение для жителей города, для создания предпосылок экономического развития в историческом центре, а также для ликвидации кризисной перегрузки участков метрополитена в центре города.
3. По условиям суммарной бюджетной и общественной эффективности проекта срок его окупаемости составляет 5 лет.

Рис. 5.28. Окно выбора типа списка

В результате сравнения вариантов признаны приоритетными два:
- o наземный вестибюль на углу Малой Морской ул. и Кирпичного пер., со сносом 3-этажного здания (43 млн. дол.);
- подземный вестибюль на Большой Морской ул. между Невским пр. и аркой Главного штаба (37 млн. дол.).
При оформлении последних двух подразделов применялись нумерованный и маркированный списки, созданные при помощи меню Формат > Список, где можно выбрать подходящие разновидности списков и наилучший вид маркеров для также задавать свои параметры для списков (рис. 5.28).

Формирование оглавления документа
Теперь, когда основная работа по разработке инвестиционного проекта завершена, осталось только собрать воедино перечень всех его разделов с тем, чтобы максимально облегчить поиск необходимой информации. Word предоставляет прекрасную возможность автоматически собрать оглавление. Особенно удобно это в том случае, когда экономический документ функционирует в основном в электронном виде. Тогда вы можете, щелкнув мышью на номере страницы соответствующего раздела в оглавлении, автоматически перейти на эту страницу документа. Не зря в самом начале разработки проекта мы акцентировали внимание на стилях. Если выбор стилей Заголовок N, основного текста, прочих параметров форматирования был выполнен аккуратно, то сборка оглавления не должна вызвать проблем. Для вставки оглавления в текст документа следует:
- выполнить команду меню Вставка > Оглавление и указатели...;
- в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Оглавление (рис. 5.29);
- в списке Вид выбрать вариант оформления оглавления и нажать кнопку ОК.

Рис. 5.29. Окно выбора стиля оглавления документа

ПРИМЕЧАНИЕ
Как нетрудно заметить, стили оформления оглавления, представленные в списке Вид, являются "базовыми". При желании пользователь может изменить их настройки (см. кнопка Изменить).
Пример оглавления, которое может иметь наш гипотетический проект, представлен на рис. 5.30.

Рис. 5.30. Собранное оглавление документа

Ключевые понятия
- текстовый процессор;
- способы ввода информации;
- распознавание текстовой и голосовой информации;
- TrueType;
- шрифт;
- программы автоматизированного перевода;
- PostScript;
- форматы текстовых документов;
- ASCII;
- PDF-формат;
- символ, специальный символ;
- шаблон;
- стиль;
- автотекст;
- макрос;
- список;
- оглавление.

Контрольные вопросы
1. Назовите основные этапы обработки текстовых документов. В чем заключается их специфика?
2. В чем отличие растровых шрифтов от векторных?
3. Перечислите форматы текстовых документов и их отличительные особенности.
4. Сформулируйте основное функциональное предназначение формата PDF.
5. В чем специфика обработки документа системами автоматизированного перевода?
6. Охарактеризуйте преимущества текстового процессора перед текстовым редактором.
7. Каким образом осуществляется работа в Word с документами, находящимися не в формате DOC?
8. Каковы принципиальные отличия Word 2000 от предыдущих версий?
9. Понятие макросов, их преимущества и недостатки.
10. Каковы отличия логического форматирования от физического?
11. Чем отличается стиль абзаца от стиля символа?
12. Что такое "плавающая таблица" в Word 2000?
13. Как построить график функции средствами MS Word?

Литература
1. Microsoft Office 2000: справочник/Под ред. Ю. Колесникова. СПб.: Питер, 1999.
2. Герцог К. Word 2000 без проблем. М.: БИНОМ, 1999.
3. Стоцкий Ю. Самоучитель Office 2000. СПб.: Питер, 1999.
4. PC World. 1999-2000 гг.